יומן הזמנות וזמינות

סעיף ההזמנות מציג למבקרים טופס בקשה, ואם תרצו גם יומן חי שמראה אילו תאריכים פנויים. הנה איך זה עובד.

קודם כל: איזה סוג בוקינג זה

הדבר הראשון בסעיף הוא שלושה אריחים: פגישה (המבקרים בוחרים תאריך ושעה מהיומן שלכם, עד כמה הצעות, ואתם מאשרים), תור (תור אחד מהשעות הפנויות, כמו בקליניקה או במספרה) והופעה / אירוע (לדי.ג׳יי, להקות, אמנים ומנחים: המבקרים כותבים בעצמם את תאריך האירוע, השעה, המקום, סוג האירוע והתקציב, ואתם חוזרים עם הצעת מחיר; אין בחירת שעה ואין יומן שעות, רק אפשרות לסמן תאריכים תפוסים). לחיצה על אריח מכינה את הטופס מראש: אילו שדות נשאלים, מה חובה, והאם היומן פועל. סעיף חדש נולד עם הסוג שמתאים למקצוע שלכם, ואפשר להחליף בכל רגע; מה שכתבתם (טקסט הכפתור, הערה, שעות, מחירים, קבצים) נשמר בכל החלפה.

הכפתור בכרטיס

מיד מתחת לאריחים יש שורה בשם הכפתור בכרטיס, והיא תמיד מציגה את הטקסט שהכרטיס באמת מדפיס על הכפתור (המילים שלכם, או ברירת המחדל של הסוג בשפת הכרטיס, למשל "Book a meeting" בכרטיס באנגלית). פותחים אותה, כותבים את הטקסט שרוצים, והכפתור בתצוגה המקדימה מתעדכן מיד. שם גם ההערה הקצרה שהמבקרים רואים בטופס.

הכול לפי בחירה

כל חלקי הסעיף (מחיר ותנאים, יומן זמינות, קבצים) מסומנים "אם רוצים". חלק שמולא בו תוכן מקבל סימון וי ירוק על האייקון שלו, וכפתור מחק קטן בשורת הכותרת מנקה את כל החלק בלחיצה אחת (עם אישור לפני). יומן הזמינות נדלק בכפתור ייעודי; כשהוא כבוי, המבקרים פשוט מציעים תאריך ואתם מאשרים. כל מה שהגדרתם ביומן נשמר גם אם כיביתם אותו.

טופס הבקשה שלכם

ב"אילו פרטים לבקש" בוחרים אילו שדות המבקרים ממלאים, ואפשר לסמן כל שדה כחובה, כולל ההודעה החופשית. טלפון ואימייל מסומנים חובה מראש (אפשר לבטל את הסימון על אחד מהם, אבל בקשה לעולם לא נשלחת בלי לפחות דרך אחת לחזור לפונים). כשמדליקים את שדה "סוג האירוע" אפשר להתאים את רשימת האפשרויות (למשל: ייעוץ עסקי, סדנה) ולבחור אם עונים בבחירה אחת או בכמה. שדות בהתאמה אישית מוסיפים כל שאלה שחסרה.

מחיר, תנאים וקבצים

במחיר ותנאים בוחרים גם לפי מה המחיר (לשעה, ליום, לחבילה, או ניסוח חופשי משלכם). תנאי ההזמנה יכולים להיות טקסט שנפתח מתוך הטופס, קישור חיצוני או קובץ שהעליתם. בקבצים ומסמכים אפשר להעלות PDF או תמונה (מחירון, תפריט, טק ריידר) ולבחור אם הקובץ מוצג בטופס ההזמנה או נשלח רק עם הצעת מחיר.

העלאת קובץ, לתנאי ההזמנה או לקבצים ומסמכים, נפתחת ממסלול Premium ומעלה: קובץ שנשמר אצלנו נספר באחסון של המסלול (50GB ב-Premium, 200GB ב-Max). במסלול Starter תנאי ההזמנה הם טקסט או קישור לקובץ שנשמר במקום אחר (למשל Dropbox או Google Drive), ולחיצה על העלאה פותחת את חלון השדרוג. קובץ שכבר נמצא בכרטיס נשאר במקומו: המסלול נדרש רק להעלאה חדשה.

מי באמת שלח בקשה

בכרטיסייה של הסעיף בעורך רואים לצד הצפיות והלחיצות גם כמה פניות אמיתיות נשלחו, ובלחיצה על הנתונים גם מי שלח, עם קישור לאנשי הקשר. כל מה שמולא בטופס מופיע בכרטיס איש הקשר ובמייל שמגיע אליכם.

שעות קבלה, אורך תור ואיך קובעים

בחלק יומן זמינות מגדירים קודם כל את שעות הקבלה: לכל יום בשבוע מדליקים או מכבים ובוחרים שעה מ-עד (יש גם קיצורי דרך: א׳-ה׳, 24/7, ניקוי). מתוך השעות האלה המערכת חותכת ללקוחות גלולות שעה לפי אורך התור שבחרתם (15 עד 120 דקות), כך שהם רואים רק שעות שבאמת אפשר לקבוע בהן, בלי רשימה נפתחת של הדפדפן ובלי אפשרות להמשיך בלי שעה. תור שאישרתם נעלם מהגלולות של הלקוחות הבאים, ושאר היום נשאר פתוח. באיך קובעים בוחרים בין "הלקוחות בוחרים מועד אחד" (כמו ביומן: בוחרים יום ושעה פנויים, ואתם מאשרים) לבין "הלקוחות מציעים כמה מועדים" (עד 5, ואתם בוחרים את המתאים). אם לא הגדרתם שעות קבלה, מוצגות בינתיים שעות 08:00 עד 20:00 בכל יום ומופיעה הערה בעורך. אפשר גם לתת לטיפול מסוים במחירון או בשירותים כפתור "קביעת תור" משלו: הוא פותח את אותו מסך עם שם הטיפול, והפנייה מגיעה אליכם עם השורה "טיפול / שירות".

שני מצבים ביומן

בראש היומן בוחרים איך הוא עובד:

• בדרך כלל פנוי. כל תאריך פתוח, ומסמנים רק מה שתפוס. מתאים למי שרוב הזמן זמין.
• פותחים תאריכים מסוימים. שום תאריך לא מוצע עד שמסמנים אותו כפנוי. מתאים למי שהזמינות שלו היא היוצא מן הכלל.

המשמעות של כל סימון

• פנוי: התאריך מוצע להזמנה.
• באופציה: התאריך מופיע בכתום. מבקרים עדיין יכולים לשאול, כי אופציה יכולה להשתחרר.
• תפוס: התאריך מופיע מחוק, מבקרים לא יכולים לבחור בו.
• כבוי: התאריך פשוט לא מוצע.
• ניקוי: מסיר את הסימון, והתאריך חוזר לברירת המחדל של המצב שבחרתם.

שעות והצגה לציבור

לכל תאריך אפשר להוסיף שעות (משעה, עד שעה). אפשר להשאיר ריק ליום שלם, וטווח כמו 23:00 עד 02:00 שמסתיים למחרת הוא תקין. תאריך תפוס או באופציה אפשר גם להציג לציבור, ואז הוא מופיע בכרטיס כאירוע קרוב עם התיאור שלו.

כמה תאריכים בבת אחת

אפשר לבחור כמה תאריכים יחד (לחיצה, או "כל החודש" / "סופי שבוע") ולסמן את כולם בבת אחת. "ניקוי מהיר" מוחק סימונים לחודש או מהיום והלאה, ושומר כברירת מחדל את התאריכים שמוצגים לציבור. "לחסום טווח" מסמן רצף שלם, למשל סבב הופעות בחו"ל.

מה קורה אחרי שנשלחה בקשה

כל בקשה מגיעה אליכם ממתינה לאישור: הלקוחות רואים על המסך ובמייל שהבקשה ממתינה לאישורכם, ותור נחסם ללקוחות אחרים רק אחרי שאישרתם. אתם מקבלים התראה בפעמון ומייל. קביעת פגישות מהכרטיס נפתחת מ-Starter ומעלה. מאשרים או דוחים מהקהל שלי, בלשונית הפגישות של איש הקשר, ואישור שולח ללקוחות מייל עם הזמנה מוכנה ליומן. לא מתאים המועד? אפשר גם להציע מועד אחר: בוחרים עד שלושה חלונות פנויים מהיומן שלכם ומצרפים מילה אישית, והפונים מקבלים מייל עם עמוד אישי משלהם, שבו הם מאשרים מועד בלחיצה או מציעים חלופה מתוך היומן שלכם. אחרי אישור שני הצדדים מקבלים הזמנה ליומן, ואצלכם הפגישה נכנסת גם ליומן Google אם חיברתם אותו (יומן "MyVisito" ייעודי בחשבון שלכם, מתעדכן לבד); ליד כל פגישה מאושרת רואים איזה חשבון מחובר. פגישות אונליין: בהגדרות התיאום בעורך יש מתג "פגישות אונליין", ומתחתיו בוחרים איך מצטרפים: Google Meet (דרך חיבור יומן Google) או Zoom (דרך חיבור Zoom במסך החיבורים), או "קישור משלי" (חדר Zoom קבוע, Meet או Teams שמדביקים פעם אחת). אם בחרתם ספק שעוד לא חובר, העורך ומסך ההודעות מציעים את החיבור במקום. כל פגישה שמאושרת מקבלת קישור משלה, שנוצר בחשבון שלכם: המייל לפונים נפתח בכפתור "הצטרפות לפגישה", העמוד האישי שלהם מציג את הכפתור הזה ראשון, וההזמנה ליומן נושאת את הקישור כמיקום. בלי חיבור הזרימה נשארת כרגיל, בלי קישור מומצא.

מה חי מיד ומה צריך פרסום

תאריכים שמסמנים ביומן עולים לכרטיס מיד, בלי פרסום, כי הזמנה שנסגרת בטלפון חייבת להשתקף מיד. הכללים שמתחת (עד כמה קדימה אפשר להזמין, כמה התראה מראש, הימים הקבועים) הם חלק מהעיצוב ומגיעים למבקרים רק כשמפרסמים את הכרטיס.