הודעות: כל הפניות מהקהל במקום אחד

שאלה על הזמנה, השארת פרטים בכרטיס, הודעה לעוזרת האישית, הרשמה לאירוע או בקשת פגישה: מסך הודעות (בקבוצת "ניהול" בתפריט הצד) מרכז את כולן במקום אחד ומאפשר גם לטפל בהן במקום.

שני אזורים במסך

• ממתין להחלטה שלך (למעלה). הרשמות לאירועים שמחכות לאישור ובקשות פגישה פתוחות. הרשמה לאירוע היא החלטה, לא הודעה, ולכן היא לא מופיעה כשורה ברשימה: לכל אירוע יש כרטיס אחד עם מספר הממתינים, כמה אנשים, השמות הראשונים, כמה כבר שילמו, וכפתור "לאישור ההרשמות" שפותח את מסך האישורים של האירוע. אירוע שאתם שותפים בו (לא הבעלים) מסומן "אירוע משותף". בקשת פגישה פתוחה מופיעה ככרטיס שמציג את המועדים שהוצעו ושלושה כפתורים: אישור המועד, הצעת מועד אחר, דחייה. ההחלטה נעשית ישר מהכרטיס.
• ההודעות (למטה). רק מה שאנשים כתבו. מי שנרשם לאירוע וגם כתב הערה מופיע פעם אחת, כהודעה, עם תג "ממתין לאישור", ואפשר לאשר או לדחות מתוך החלונית שלו.

מה נכנס לרשימה

• כרטיס הביקור. כל השארת פרטים, גם בלי הודעה כתובה, וגם הרשמות לעדכונים ופניות על נכסים. הודעה שנכתבה לעוזרת האישית מסומנת בתג "העוזרת האישית". מי ששמרו את הכרטיס שלכם ושיתפו את הפרטים שלהם בחזרה (החלפת פרטים) לא כתבו כלום, ולכן הם לא כאן: הם נכנסים ישר לקהל שלי, לטאב "נפגשנו", כמו סריקה של כרטיס.
• פגישות. בקשות פגישה שממתינות לאישור מסומנות בכתום, ופגישות שאושרו או נדחו נשארות ברשימה עם תג סטטוס.
• אירועים. הודעות מאורחים, תשובות של אורחים בוואטסאפ או ב-SMS, והטופס "פנייה למארגנים" (שם, טלפון ואימייל הם חובה בטופס הזה). כל שורה כזו נושאת תג עם שם האירוע, ובחלונית יש קישור לרשימת האורחים של אותו אירוע. ההרשמות שממתינות לאישור נמצאות באזור "ממתין להחלטה" למעלה, וכל הרשמה כזו מגיעה גם בפעמון ובמייל, למארגנים ולשותפים באירוע, עם לינק למסך אישורים שנוח לאשר ממנו בטלפון. אפשר גם לאשר או לדחות ישר מהתצוגה המהירה של האירוע במסך האירועים (לחיצה על האריח "ממתינים" פותחת את הממתינים עם כל הפרטים שמילאו: גיל, רשתות, תשובות ומאיפה הגיעו), והמספר שממתין מופיע על לשונית האירועים בתפריט התחתון ובסרגל הצד. כל אחד קובע לעצמו בהגדרות > העדפות אם לקבל מייל, ורק כשמצטברות X הרשמות; ליד כל סטטוס רואים מי אישר, מי דחה ומי ביקש פרטים. יום לפני האירוע מגיעה תזכורת אחרונה על בקשות שעדיין ממתינות, כי בקשה שלא מוחלטת עד תחילת האירוע מבוטלת אוטומטית (ואם שולם עליה, הכסף מוחזר): הנרשמים מקבלים על כך הודעה, וגם המארגנים.
• חנות והזמנות. כל מה שקונים כותבים מעמוד ההזמנה שלהם, כולל בקשות החזר (מסומנות בכתום).

מה אפשר לעשות מכאן

• לפתוח כל הודעה במקום. לחיצה פותחת חלונית בצד המסך עם ההודעה המלאה, פרטי השולח (כולל ייצוא מהיר לאיש קשר בטלפון) והשיחה כולה, בלי לעזוב את המסך.
• לענות מהר (במסלולים בתשלום). כותבים תשובה, רואים בתצוגה מקדימה בדיוק איך המייל ייראה אצל הפונים, ושולחים במייל ממותג בשם הכרטיס, או פותחים וואטסאפ עם ההודעה מוכנה. בכל מסלול בתשלום כלולה מכסת מענים חודשית, וכשנגמרת אפשר לשדרג או להוסיף חבילת מענים.
• השיחה חוזרת אליכם. כשהפונים עונים למייל, התשובה נכנסת להודעות כמו שיחה, ומגיעה גם למייל שלכם. עניתם מהמייל האישי? התשובה תישלח לפונים דרך המערכת ותישמר באותה שיחה.
• לפתוח שיחה בעצמכם. הכפתור "הודעה חדשה" בראש המסך (או "שליחת הודעה" על כרטיס של איש קשר בקהל שלי) פותח בחירת איש קשר קיים, וההודעה יוצאת באותו מסלול מענים: מייל ממותג עם תצוגה מקדימה, או וואטסאפ כשיש טלפון. גם כאן התשובה חוזרת לאותה שיחה.
• לאשר פגישה. בוחרים אחד מהמועדים שהוצעו ולוחצים אישור: מי שביקשו מקבלים מייל אישור עם הזמנה ליומן. אפשר גם לדחות, ונשלח עדכון מנומס.
• מה קורה כשמאשרים. מי שביקשו מקבלים מייל אישור עם הזמנה ליומן, ואתם מקבלים מייל משלכם: פרטי הפונים, קובץ ליומן, קישור "הוספה ליומן Google בלחיצה", ושורה אחת על יומן Google שלכם: לאיזה חשבון הוא מחובר (הפגישה נכנסת אליו לבד), או כפתור לחיבור אם עוד לא חיברתם. אותה שורה מופיעה מתחת לכל פגישה מאושרת בהודעות ובקהל שלי, עם "החלפת חשבון Google" ו"הורדת קובץ ליומן". החיבור לגוגל מנהל יומן משלו בשם MyVisito בתוך חשבון Google שלכם (צבע משלו, ליד שאר היומנים), בלי הרשאה לכתוב ביומן הפרטי, ולכן הפגישות לא נכנסות ליומן קיים, רק להחליף חשבון. בכיוון ההפוך, מתוך "תאריכים תפוסים" בסעיף הבוקינג, אפשר לאשר גם קריאת "פנוי / תפוס" בלבד מהיומנים שתבחרו: תאריך שיש בו אירוע נסגר בלוח הזמינות לבד, והמבקרים רואים רק "תפוס".
• אישור אוטומטי. בעורך, בסעיף הבוקינג מתחת ל"פתוח / סגור", יש מתג "אישור אוטומטי": כשהוא דולק, בקשה למועד שפנוי לפי היומן (השעות שלכם, הסימונים שלכם, פגישות והופעות שאושרו, והזמנים העסוקים מ-Google אם חיברתם) מאושרת לבד. הפונים מקבלים מיד הזמנה ליומן, אתם מקבלים עותק ופעמון "נקבעה פגישה מהכרטיס שלך". המתג לא רלוונטי לבוקינג של הופעות (שם זו שיחה על מחיר, לא שעה ביומן). כבוי כברירת מחדל.
• תזכורות לפני הפגישה. מי שביקשו מקבלים מייל תזכורת יום לפני עם ההזמנה ליומן והקישור לשינוי או ביטול; אתם מקבלים פעמון (ופוש בטלפון) בבוקר של יום הפגישה ושעה לפני. אחרי שינוי מועד התזכורות נשלחות מחדש למועד החדש.
• הפונים יכולים לבטל בקשה שעוד לא אושרה. מייל "הבקשה התקבלה" מכיל קישור לעמוד הבקשה שלהם; שם, כל עוד הבקשה מחכה, יש "ביטול הבקשה", ואתם מקבלים הודעה. אחרי האישור אותו עמוד משמש לשינוי המועד או לביטול.
• להציע מועד אחר. אם אף מועד לא מתאים, "הצעת מועד אחר" פותחת בורר עם עד שלושה מועדים מהיומן שלכם (רק שעות פנויות מוצעות) והודעה קצרה. מי שביקשו מקבלים מייל עם קישור לעמוד משלהם: שם הם מאשרים מועד בלחיצה, או אומרים שאף אחד לא מתאים ומציעים מחדש מהיומן שלכם. בינתיים הכרטיס אומר "נשלחה הצעה למועד אחר · ממתין לתשובה" (אפשר לבטל), ואיש הקשר עובר לסטטוס "ממתין". כשעונים, מגיעה התראה ומייל. עד שלוש הצעות לכל בקשה.
• לאשר הרשמה לאירוע. מכרטיס האירוע באזור "ממתין להחלטה" עוברים למסך האישורים, או מאשרים ודוחים (עם סיבה) ישירות מההודעה של אורח שכתב הערה. באירוע בתשלום דחייה מחזירה את הכסף אוטומטית.
• לחפש ולסנן בכל ההיסטוריה. חיפוש לפי שם, מייל, טלפון או תוכן ההודעה, סינון לפי כרטיס, לפי אירוע, "רק מה שממתין" ו"נענו / לא נענו". הסינון רץ על כל ההודעות שאי פעם הגיעו (לא רק על מה שמוצג), המונים בטאבים משקפים את כל הסביבה, והמסננים הפעילים מופיעים כצ'יפים עם ✕. הכתובת בדפדפן שומרת את הסינון, אז אפשר לשתף קישור לתצוגה מסוננת. כפתור "הודעות מהאירוע" על כרטיס באזור ההחלטות מסנן ישר לאותו אירוע.
• לסמן בכמויות. ליד כל הודעה שיש לה מצב נקרא/לא נקרא יש תיבת סימון, בטלפון ובמחשב. מעל הרשימה: "בחירת הכל" שמסמן את כל מה שנטען, וקישור "סימון X ההודעות כנקראו" שסוגר בלחיצה אחת את כל מה שעוד לא נקרא. אחרי בחירה מופיע פס עם סימון כנקרא / כלא נקרא. הסימון חל על מה שכבר נטען למסך, והמונה תמיד אומר כמה בדיוק.
• הרשימה נטענת תוך כדי גלילה. 50 הודעות בכל פעם, עם שורת "X מתוך Y" וכפתור "טעינת עוד" למי שמעדיף ללחוץ. תיבת המענה בפאנל נשארת מוצמדת למטה גם כששיחה ארוכה גוללת מעליה.
• הטאב "יצאו מכאן". כל מה שיצא מהמערכת אל האנשים שלכם, ורובו אוטומטי: כשמאשרים הרשמה נשלח "אישור הרשמה", כשמפרסמים שינוי באירוע נשלח "עדכון על שינוי באירוע", תזכורות יוצאות לפי לוח הזמנים, וגם התשובות שכתבתם במענה המהיר נמצאות שם. כל שורה היא משפט ("אישור הרשמה נשלח אל דנה") עם הערוץ (מייל / SMS / וואטסאפ), תג "נשלח אוטומטית" או "נשלח על ידך", מצב מסירה כשהוא שונה מנשלח, שם האירוע ותג "ענו" כשהפונים כתבו בחזרה. ההודעות עצמן לא נשמרות כאן, רק מה נשלח, למי ומתי. לחיצה פותחת את השיחה עם אותו אדם.

המספר על "הודעות" בתפריט הצד סופר את מה שממתין לכם: הודעות שלא נקראו, פגישות והרשמות פתוחות ובקשות החזר.