אירועים: הזמנת שולחנות, תוספות ובקשות

לפעמים אורח רוצה יותר מכניסה: שולחן ל-8 בשעה מסוימת, חבילת VIP, חניה, בחירת מנה, מקום בהסעה או בסדנה. בעורך האירוע יש לזה טאב משלו, "הזמנות ותוספות" (מיד אחרי "כרטיסים ותשלום"), והוא עובד בכל סוג אירוע, גם פרטי.

מוסיפים פריט

לוחצים "פריט חדש" (או על אחת ההצעות המהירות: שולחן VIP, חניה, בחירת מנה, הסעה, סדנה). הטופס בנוי מחמישה חלקים, וכל הצעה מהירה (שולחן VIP, שולחן יום הולדת, חבילת בר, בקבוק, ארוחת ערב, חניה, הסעה, סדנה...) ממלאת אותו מראש: שם, תיאור, תנאים, הערת מחיר, מי נכנס ומה האורח ממלא. לרוב נשאר רק לבדוק וללחוץ שמירה.

1. מה מציעים: שם, עד 6 תמונות (העלאה של כמה קבצים יחד, גרירה לתוך התיבה, הדבקה, או הגלריה שלנו; הראשונה מוצגת ליד הפריט והשאר ברצועה קטנה בהזמנה), אייקון שמופיע ליד הפריט, ותיאור קצר. מתחת לתיאור יש תבניות מוכנות בלחיצה אחת לפי סוג הפריט, וכפתור AI שכותב או משפר מהעובדות של הפריט.
2. איך מזמינים: וואטסאפ, בקשה לאישור, או הזמנה ותשלום (פירוט בהמשך). בפריט "בקשה" בוחרים גם מה קורה אחרי השליחה: "אתם מחליטים" (אישור, דחייה או הצעה עם תנאים), או "האורח יוצר איתכם קשר": הפרטים נשמרים אצלכם כבקשה רגילה, והאורח רואה מיד "הפרטים הועברו למארגנים" עם כפתורי וואטסאפ וטלפון (המספר של הפריט, או טלפון הפניות של האירוע). מתאים כשאתם סוגרים שולחנות בשיחה ולא רוצים לשלוח הצעה לכל בקשה. אישור מהיר: לחיצה על "אישור" בבקשה פותחת שלוש דלתות: מאושר, מאושר עד שעה (השולחן שמור עד השעה שבחרתם ומשתחרר אחרי האיחור המותר), או מאושר עם תנאים (שעה, נוסח תנאים ולמי לפנות לביטול). אין סבב אישור אצל האורח: ההזמנה מאושרת מיד, והאורח מקבל מייל עם ה-QR לכניסה, שם השולחן והתנאים כפי שאושרו (וגם הודעה). מקדמה או תשלום עוברים דרך הצעה. ליד הטלפון של כל מבקש/ת יש כפתור וואטסאפ שנפתח עם טקסט מוכן בשפה שבה האורח הזמין: שלום, לגבי האירוע, הבקשה, האנשים, השעה וכל מה שמילא.
3. מחיר, כמות ומועד: מחיר (לפריט או לאדם, עם הערה כמו "מקדמה, היתרה במקום"), מלאי (למשל 8 שולחנות; ריק = ללא הגבלה), כמה מותר להזמין בבקשה אחת, שעות לבחירה (בורר שעות: מוסיפים שעה אחת, או "מילוי" של ערב שלם מ-20:00 עד 23:00 כל שעה), "עד מתי אפשר להזמין" (אחרי המועד הפריט מוצג כסגור), ו"כולל כניסה לאירוע" (מי שמזמין שולחן נרשם אוטומטית לאירוע עם כל האנשים שציין). בשולחן ובמקום ישיבה זה דלוק מראש. בדלת: QR אחד למזמין/ה, וכל השולחן נכנס יחד באותה סריקה, בלי כרטיס לכל אחד.
4. מה האורח ממלא: שם וטלפון או אימייל נשאלים תמיד, כדי שתדעו על שם מי ההזמנה. מעבר לזה מדליקים מה שצריך: כמה אנשים, שמות האורחים בשולחן (רק שם, או שם + טלפון + גיל; רשימה בשבילכם ובשביל הדלת, לא כרטיס נוסף), מגדר, אישור גיל מינימום (האורח מסמן "אני מעל גיל 18", או כל גיל שתקבעו), "גיל של כל אורח/ת" (מי שמזמין כותב/ת גיל אמיתי, וגם לכל שם ברשימת האורחים, בלי לחייב טלפון), "שעה רצויה" (שעון חופשי כשאין רשימת שעות; עם רשימה בוחרים ממנה), הערה חופשית, ועד 6 שאלות משלכם, טקסט חופשי או בחירה מרשימה. מתחת לשאלות יש דוגמאות בלחיצה אחת שמתאימות לסוג הפריט: מספר רכב לחניה, אלרגיות והעדפה תזונתית לאוכל, העדפת מיקום לשולחן, נקודת איסוף להסעה.

ברשימת הפריטים אפשר לשנות את הסדר (זה הסדר שהאורח רואה) ולשכפל פריט קיים במקום להתחיל מאפס.

שלוש דרכים לסגור

לכל פריט בוחרים דלת אחת:

• וואטסאפ: האורח לוחץ ונפתחת שיחה איתכם עם הודעה מוכנה. בלי טפסים.
• בקשה: האורח ממלא פרטים, הבקשה מגיעה אליכם, ואתם מאשרים או דוחים (דחייה תמיד עם סיבה שהאורח מקבל). אם לפריט יש מחיר, אחרי האישור האורח מקבל קישור לתשלום. אפשר לכבות את האישור ואז הבקשה מאושרת לבד (נוח לבחירת מנה).
• הזמנה ותשלום: האורח משלם מיד, בעמוד התשלום המאובטח של האירוע (תשלום דרך MyVisito). אירוע פרטי לעולם לא גובה דרך MyVisito.

הצעה, מקדמה ותנאים (הזמנת שולחן 2.0)

בקשת שולחן היא לא רק "אישור" או "דחייה". לכל פריט אפשר לקבוע תנאים בטופס הפריט (החלק "תנאים ומקדמה"): מקדמה, מינימום הזמנה, "שמור עד השעה" (עם זמן חסד), ונוסח תנאים קצר, כמו חוזה (יש תבניות מוכנות לפי סוג הפריט: שולחן במועדון, עמדת VIP, מקדמה לא מוחזרת, בקבוק, הסעה, ועזרה עם AI בניסוח). התנאים האלה מופיעים לאורחים מתחת למחיר עוד לפני שהם מבקשים.

כשמגיעה בקשה, לוחצים שליחת הצעה (ברשומה של הבקשה, בטבלת הבקשות או במסך האישורים). ההצעה בנויה בשבעה סעיפים קצרים, ונפתחת מלאה מראש מהתנאים של הפריט:

1. מה מציעים: השעה (שדה שאפשר להקליד בו) וכמה אנשים.
2. כסף: מחיר לכל ההזמנה, מקדמה ומינימום הזמנה, במטבע של האירוע (משנים אותו בהגדרות התשלום, לא בהצעה). אפשר להשאיר הכול ריק: אז ההצעה היא תנאים בלבד והאורח מאשר בלחיצה. כשמקלידים מקדמה מופיעה שורה שמסבירה איך היא נגבית: בעמוד תשלום מאובטח ברגע שהאורח מאשר (המסלול של MyVisito, עם עמלת הפלטפורמה של המסלול שלכם). באירוע בלי אמצעי תשלום המערכת אומרת את זה מיד ומובילה להגדרת התשלום.
3. הגעה ושמירת השולחן: "הגעה עד השעה" ו"איחור מותר" (בלי איחור / 15 / 30 / 45 / 60 / 90 דקות). ככה עובד שולחן בלי כסף בכלל: מי שלא הגיע עד השעה, השולחן משתחרר.
4. תנאים וביטול: נוסח התנאים עם תבניות מוכנות, צ'יפים של תנאי ביטול שמתווספים לנוסח ("עד 48 שעות לפני: החזר מלא של המקדמה", "בלי החזר, אפשר להעביר", "בלי כסף: רק להודיע"...), ו"הנוסחים שלי": כל נוסח שכתבתם אפשר לשמור תחת שם ולהכניס בלחיצה גם בהצעות הבאות וגם בטופס הפריט. מתחת: איך מבטלים או משנים, טלפון/WhatsApp ואימייל שהאורח פונה אליהם (מולא מפרטי התמיכה של האירוע). השורה הזאת מופיעה לאורח בהצעה, בכרטיס ובמייל.
5. פרטים שהאורח ישלים לפני האישור: תעודת זהות, גיל, אינסטגרם... וגם כמות אנשים ושמות האנשים בשולחן (לרשימת הדלת).
6. מילה אישית עם תבניות ונוסחים שמורים.
7. בתוקף עד: 24 שעות, 48 שעות או עד תחילת האירוע. הכרטיס בתחתית הוא בדיוק מה שהאורח יקרא.

האורח מקבל את ההצעה במייל וב-SMS עם קישור למסך אישור בהזמנה: התנאים, השדות החסרים, סימון "קראתי ואני מאשר/ת", ואז תשלום המקדמה בדרך התשלום של האירוע. האישור נשמר עם חותמת זמן וכתובת, כמו חוזה. ברגע שההזמנה מאושרת ההרשמה לאירוע מתעדכנת לבד (מספר האנשים = מקומות השולחן), והכרטיס הרגיל של האורח (אותו QR) מציג את השולחן, המקדמה ששולמה, היתרה לתשלום במקום, המינימום והשעה. גם הדלת רואה את זה.

המערכת שומרת על הזמן: תזכורת שעתיים לפני "שמור עד", שולחן שלא שולם משתחרר לבד אחרי זמן החסד, שולחן ששולם מסומן "באיחור" ומחכה להחלטה שלכם (שחרור בלחיצה). הצעה שלא נענתה פגה בתאריך שקבעתם. אפשר גם לסמן תשלום שהתקבל בחוץ (מזומן או העברה), לערוך או למשוך הצעה, ולהוסיף בקשה ידנית למי שביקש בטלפון או בוואטסאפ: אותו טופס כמו של הפריט, בוחרים מה מבקשים (או יוצרים פריט חדש מבפנים), למי (אורח/ת מהרשימה או מישהו/י חדש/ה), הפרטים, ומה כבר סוכם: האם שילמו (מקדמה או הכול, במזומן או בהעברה) והאם לאשר עכשיו, להשאיר ממתין או לשלוח הצעה. בקשה ששולמה נולדת מאושרת והאורח/ת מקבל/ת אישור.

ייצוא ההזמנות לצוות

מי שמטפל בשולחנות מאחורי הקלעים לא תמיד נכנס למערכת. בטאב הבקשות יש כפתור ייצוא (ובבחירה של שורות: "ייצוא הנבחרים"): בוחרים עמודות עם פריסטים מוכנים ("לצוות במקום" = שם, כמה אנשים, שמות, מה הזמינו, שעה, טלפון והערה; "פרטי קשר"; "הכל", כולל התשובות לשאלות הפריט, המקדמה, הסטטוס ולמי מבטלים), רואים איך ההודעה תיראה, ואז: העתקה, הורדת CSV או שליחה ב-WhatsApp (נפתח WhatsApp עם הרשימה מוכנה, בוחרים את קבוצת הצוות). ברשומה של בקשה אחת יש "העתקה לצוות" לשורה אחת. הייצוא הוא מכלי ההפקה, ופתוח בכל מסלול, גם בחינמי.

איפה רואים את הבקשות

כל בקשה מופיעה בארבעה מקומות: ב"הודעות" עם פרטי האדם (אפשר לענות משם), ליד האורח ברשימת האורחים (עמודת "הזמנות" וסינון "בקשות ממתינות"), בטבלת הבקשות בטאב עצמו, ובמסך האישורים בטלפון. אתם מקבלים פעמון ומייל לפי הגדרת ההתראות של האישורים, וגם SMS ממסלול Starter ומעלה (או עם חבילת SMS שנרכשה). האורח מקבל אימייל (ו-SMS אם השאיר טלפון) על כל שינוי, בשפת האירוע, ורואה בעמוד האישי שלו את הסטטוס: ממתין, אושר, לתשלום, נדחה, שולם. בדלת, בצ'ק-אין, מופיע ליד השם מה הזמינו.

המלאי

המלאי נספר בזמן אמת: בקשה שממתינה תופסת את השולחן שלה, אז שני אורחים לא יקבלו את השולחן האחרון. ביטול, דחייה או "סופק" משחררים אותו. תשלום שלא הושלם משחרר את המקום אחרי חצי שעה.

כסף

תשלום על תוספת הוא הזמנה רגילה במערכת: קבלה ללקוח, החזר (דחייה של בקשה ששולמה מחזירה את הכסף במלואו לפני הדחייה), פורטל הקונה, ואותה עמלה כמו כרטיסי האירוע.