אירועים: הזמנה בלינק אחד ואישורי הגעה

בתפריט הצד יש שני מסכי אירועים נפרדים: "ניהול אירועים" (אירועים שאתם מארגנים) ו"גילוי אירועים" (פיד של אירועים ללכת אליהם, ושם גם רשימת האירועים שסימנתם שהייתם בהם). המדריך הזה על הראשון.

מתחילים ממה שמארגנים

יצירת אירוע היא שני שלבים קצרים. שלב ראשון: בוחרים איזה סוג אירוע זה, אישורי הגעה (הזמנה עם RSVP), מכירת כרטיסים (תשלום מאובטח ו-QR בדלת) או וובינר אונליין, ולחיצה אחת מעבירה מיד לשלב השני. שם מדייקים את הסוג (מסיבה, יום הולדת, חתונה, כנס...), באירוע של אישורי הגעה עונים על "מי מגיע לאירוע?" בבורר פשוט: פתוח לקהל (אירוע עסקי: הרשמה חינם, מכירת כרטיסים נדלקת מתי שרוצים, יכול להופיע בגוגל ובכרטיס) או אורחים מוזמנים בלבד (הזמנה פרטית: אישורי הגעה בחינם, לא בגוגל); באירוע של מכירת כרטיסים ובוובינר השאלה לא מופיעה, כי שניהם פתוחים לקהל מעצם היותם, ובמקומה כתוב במילים פשוטות מה קורה: מי שנרשם מקבל את הקישור, האירוע מופיע בכרטיס, גוגל הוא מתג בעורך. ממלאים שם, בוחרים תאריך בשורה משלו, ושעת ההתחלה ושעת הסיום יושבות זו לצד זו וגלויות תמיד (שעת הסיום מוצעת לפי הסוג). מעל התאריך יש בחירה אחת, "מתי זה קורה": חד-פעמי, כמה ימים ברצף (סדנה או ריטריט: תאריך התחלה וסיום, וברירת המחדל לסיום היא יום אחרי ההתחלה) או חוזר. אירוע חוזר הוא סדרה אמיתית: בוחרים כל יום, כל שבוע, כל שבועיים או כל חודש ועד איזה תאריך ("מותאם אישית" פותח כלל מדויק כמו ביומן גוגל: כל N, ימים בשבוע, N פעמים), ושורת סיכום אומרת כמה מפגשים יצאו. מתחת לכלל אפשר להוסיף "שעות ביום" (וובינר בכל שעתיים הוא כלל אחד, לא שנים עשר אירועים), ובקרה של "מי נרשם למה": כל הרשמה (או כל כרטיס) לתאריך אחד, וזו ברירת המחדל של כל אירוע חוזר בכל מסלול: הנרשמים בוחרים מועד בדף ההרשמה, כל מועד נספר בנפרד (גם המלאי של כל סוג כרטיס), והקישור, הזמנת היומן והתזכורות הם של המועד שבחרו; בטאב הנרשמים יש עמודה ומסנן לפי מועד, ובדלת כרטיס נכנס רק בתאריך שלו (כרטיס לתאריך אחר מוצג בסורק בכרטיס ענבר עם אפשרות להכניס בכל זאת). האפשרות השנייה, הרשמה אחת לכל הסדרה (מי שנרשם מקבל קישור אחד לכל המפגשים ותזכורת לפני כל מפגש, והזמנת היומן חוזרת), היא במסלול Starter ומעלה, ובאירוע עם כרטיסים גם סוג כרטיס בודד יכול להיות "כרטיס לכל הסדרה" שנכנס בכל המועדים. ההזמנה מציגה מועד אחד בלבד: למי שכבר נרשם, את המועד שלו ("רשומים למועד..."), ולכל אחד אחר את המועד הפתוח הבא, עם רמז שאפשר לבחור מועד אחר בהרשמה; כשהמועד של הנרשם עובר, הדף מתאפס: הפרטים שלו נשמרים והוא יכול להירשם למועד הבא, וכשמפגש נגמר האירוע עובר לבד למפגש הבא; באירוע שהקישור שלו נוצר בזום זו פגישת זום חוזרת אחת. אחרי המפגש האחרון האירוע מסתיים. תאריך ושעה שכבר עברו חוסמים את כפתור היצירה עד שמעדכנים אותם. מכאן נכנסים ישר לעורך האירוע, ובפינה מחכה היועץ לאירוע: עיגול עם בועת דיבור שאומר עצה אחת בכל פעם לפי סוג האירוע (מה חסר, מה יעלה הרשמות), קופץ לשדה הנכון או מנסח עם AI, ולא עולה כלום עד שלוחצים שליחה אצל Visita, וההזמנה החיה נבנית לצידכם בתוך מסגרת טלפון (אפשר גם לגלול בתוכה). כל עוד האירוע טיוטה, הטאבים עצמם מובילים את ההקמה: טאב שכבר יש בו תוכן מסומן ב-V ירוק, טאב שחובה להשלים לפני פרסום (תוכן, מארגן, ובאירוע בתשלום גם כרטיסים ותשלום) מסומן בסימן ענבר שאי אפשר לפספס, וכפתור "הבא" עובר על טאבי ההקמה לפי הסדר: תבניות, תוכן, עיצוב, כרטיסים ותשלום, מארגן, QR ושיתוף, קידום + לינקים, תזכורות, הטבות, הודעות לאורחים והגדרות, ובסוף פרסום. בטלפון כפתור "הבא" צמוד לתחתית המסך, תמיד בהישג אצבע. שום דבר לא נעול: כל הטאבים פתוחים כל הזמן, והסימונים רק שומרים על התמצאות. יצאתם באמצע? הכל נשמר אוטומטית כטיוטה, והכניסה הבאה לאירוע ממשיכה בדיוק מהטאב שבו עצרתם (מרשימת האירועים אפשר לבחור "המשך בהקמה"). את "מתי ואיפה" קובעים בטאב "תוכן", והוא מתחיל בבחירה פשוטה: יום אחד או כמה ימים. אירוע של יום אחד יכול להסתיים גם אחרי חצות (מסיבה מ-23:00 עד 05:00), וההזמנה עדיין תציג תאריך אחד, התאריך המקורי, עם טווח השעות המלא (למשל "19:00-00:45"). אירוע של כמה ימים (סדנה, ריטריט) מקבל תאריך התחלה וסיום, ואפשר גם להגדיר שעות שונות לכל יום, וההזמנה מציגה את הטווח ולוח זמנים יום אחרי יום. בחרתם תאריך שכבר עבר? תופיע הערה עדינה, בלי לחסום. יש בוררי תאריך ושעה מודרניים, אזור זמן שמציג גם את הפרש השעות (GMT+3), ושפת ההזמנה יכולה להיות כל אחת מ-22 שפות (עברית, אנגלית, ספרדית, צרפתית, גרמנית, יפנית ועוד), וכל הטקסטים שהאורחים רואים מתורגמים במלואם. חיפוש המקום חכם: מקלידים את שם המקום (מסעדה, מועדון, אולם) והכתובת מתמלאת לבד מגוגל, כולל הנקודה המדויקת לניווט; ולמקומות בלי כתובת, כמו נקודת תצפית בטבע, יש "בחירת נקודה על המפה" עם סיכה שגוררים, וכפתורי הווייז והמפות יובילו בדיוק לשם. עם סימון הנקודה מוצגת גם הכתובת המשוערת שלה, ובטופס יש קישורי בדיקה שפותחים בגוגל מפות ובווייז בדיוק את מה שהאורחים יקבלו. פרטי "מארגן ושירות לקוחות" - שם מארגן/ת, דוא"ל וטלפון לשירות לקוחות, ובחירה אם לקשר את כרטיס הביקור שלכם לאירוע (או "בלי כרטיס") - יושבים בטאב "מארגן", ומגיעים מלאים מראש מהפרופיל שלכם. שאר הפרטים המתקדמים מחכים בטאבים שלהם: גיל מינימום, מספר מקומות ותיאור עם עזרת AI בטאב "תוכן", תגיות ב"הגדרות", הכתובת החכמה של הלינק ב"QR ושיתוף", ובאירועי כרטיסים פיקסלים לקמפיינים ב"קידום + לינקים". עיצוב ההזמנה עם AI: כפתור ה-AI ליד "כמה מילים למוזמנים" בטאב תוכן בונה את כל גוף ההזמנה מפרטי האירוע: כותרות, לוח זמנים, ליין-אפ של המופיעים, תמונות מהספרייה שלכם או ממאגר המערכת, ציטוט ותקנון. בהזמנה שכבר יש בה תוכן הוא משנה רק מה שביקשתם, שומר את השאר בדיוק כפי שהיה, ושואל שאלה כשהבקשה לא ברורה. הוא כותב תמיד בשפת ההזמנה (שדה "שפת ההזמנה" בטאב תוכן), גם אם הקלדתם את הבקשה בשפה אחרת; החלונית מציגה מראש באיזו שפה ייכתב, ואם הקלדתם בשפה שונה משפת ההזמנה היא שואלת קודם באיזו שפה לכתוב. כל תוצאה היא הצעה שמחילים בלחיצה ואפשר לבטל. במסלול החינמי יש בנייה מלאה אחת ואז שדרוג פותח את זה ללא הגבלה, וכפתורי ה-AI הקטנים ליד שאר השדות חולקים שלושה שימושים חינמיים. שתי האפשרויות של "מי מגיע לאירוע?" הן:

אישור הגעה מתאים ליום הולדת, חתונה או מסיבת בית. האורחים מאשרים הגעה בחינם, ואנחנו לא נוגעים בכסף. הזמנה כזאת לא מופיעה בגוגל ולעולם לא על כרטיס הביקור; היא קיימת רק בלינק שלה. רוצים למכור כרטיסים? הופכים את האירוע לאירוע עסקי (מעבר חד-כיווני, מתוך טאב הכרטיסים) ומוכרים דרך MyVisito. תשלום באירועים עובר דרך Stripe בלבד (החל מספטמבר 2026), בישראל ובעולם. אירוע שנוצר לפני כן עם גבייה ישירה ממשיך לעבוד בדיוק כמו קודם: האורח מקבל את הלינק עם הסכום ומספר הזמנה בספרות, מסמן "שילמתי", ואתם מאשרים או דוחים מרשימת האורחים (רק האישור שלכם מנפיק את הכרטיס); בסליקה מחוברת ההרשמה מסומנת שולמה אוטומטית; החזר שנתתם מסמנים ב"סימון החזר"; וטאב הכספים של האירוע מציג את מה שהתקבל אצלכם לפי מקור ואסמכתא, בלי חישובי עמלות. ובאירוע עם אישור ידני הסדר קבוע: קודם מאשרים את ההרשמה, רק אז נפתח התשלום, והכרטיס האישי עם ה-QR נשלח אחרי שהכסף נכנס.

מכירת כרטיסים מתאימה לסדנה, הרצאה, מיטאפ, הופעה או השקה. הכרטיסים נמכרים דרך המערכת, עם תשלום מאובטח, קבלה ללקוח, החזרים וספירת מקומות, ואירוע כזה גם משווק אתכם: מציגים אותו בכרטיס ונותנים לגוגל למצוא אותו. אפשר להגדיר כמה סוגי כרטיסים בטאב "כרטיסים ותשלום" של העורך (באירוע בתשלום הטאב מסומן בענבר עד שמגדירים בו גבייה): מוקדם מוזל, VIP, רגיל, לכל אחד מחיר משלו, חלון מכירה (ממתי ועד מתי הוא נמכר), כמות, הגבלת רכישה להזמנה, הערות ואפילו תמונה משלו. סבבים עושים בלחיצה אחת: כפתור "שכפול כסבב הבא" גלוי על כל שורת כרטיס פעיל ויוצר כרטיס שהמכירה שלו נפתחת בדיוק כשהקודם נסגר; כרטיסים משורשרים מסומנים בתג "סבב 1", "סבב 2" וכן הלאה, והמערכת מזהירה על חפיפה או פער בין סבבים עם תיקון בלחיצה. כרטיס חדש נפתח עם מספרים מוכנים לעבודה: 400 למכירה ומקסימום 10 לרכישה, שניהם ניתנים לשינוי בכפתורי +/- או לניקוי (בלי הגבלה), ומתחת ל"תחילת מכירה" ריקה מוצגים התאריך והשעה של עכשיו, כדי ש"מיד עם הפרסום" יהיה מוחשי. המטבע של כל הכרטיסים נבחר בטאב ההגדרות (כ-20 מטבעות; לחיצה על שורת המטבע בטאב הכרטיסים קופצת לשם), והוא ננעל אחרי המכירה הראשונה. בדף ההזמנה המוזמנים בוחרים כרטיס, רואים כמה נותרו ומתי נפתח סבב עתידי, ומעל הכרטיסים מופיע "המכירה פתוחה עד..." עם טיימר חי בשבוע האחרון של המכירה. חשוב לדעת: מועד סגירת המכירה הוא שדה חובה בכל כרטיס (מוצע אוטומטית מועד סיום האירוע), והוא הקובע היחיד מתי המכירה נסגרת. תחילת האירוע לא סוגרת את המכירה, כך שמכירה בדלת ממשיכה לעבוד; כשכל החלונות נסגרים דף ההזמנה מציג "המכירה הסתיימה", וכדי לפתוח מחדש פשוט מזיזים את תאריך ושעת הסגירה קדימה, וזה נכנס לתוקף מיד. חשוב: אירוע שמוכרים בו כרטיסים לא יעלה לאוויר בלי לפחות סוג כרטיס אחד פעיל ובלי חיבור תשלומים; לחיצה על פרסום כשמשהו חסר פותחת את חלון "מה חסר לפרסום", מסודר לפי טאבים, ולחיצה על סעיף חסר קופצת ישר לשדה עצמו: השדה החסר מסומן בסימן קריאה ענברי ליד התווית, במסגרת ענברית ובשורה "חובה לפני פרסום", הטאב שלו נושא את אותו סימן, ובראש הטאב מופיע פס "חסר כאן לפני פרסום" עם צ'יפ לכל שדה. אימות מספר הטלפון הוא חלק מהרשימה בכל אירוע שגובה כסף: כרטיס "אימות מספר הטלפון" בטאב כרטיסים ותשלום פותח את האימות במקום, בלי להפתיע אתכם באמצע הוספת כרטיס. טופס ההרשמה מבקש כברירת מחדל שם מלא, טלפון ואימייל (חובה), ובאירוע כרטיסים גם תאריך לידה נדלק אוטומטית עם יצירת הכרטיס הראשון (בקרת גיל בדלת); כל שדה מדליקים או מכבים במתג אחד בטאב "תוכן": שדה שנשאל הוא תמיד חובה, ואין מצב ביניים. אפשר לבקש גם חברה ותפקיד (באירוע מסוג כנס שניהם נדלקים כחובה אוטומטית, כי מהם מפיקים תגים לכנס), מגדר, תאריך לידה, תעודת זהות, קישור לפרופיל פייסבוק ושם משתמש באינסטגרם, כולל כלל "לפחות אחד מהם", ושאלות משלכם. כל שדה שביקשתם הופך לעמודה ברשימת האורחים (תאריך הלידה מוצג כגיל, הרשתות כקישורים לחיצים), מופיע בקובצי הייצוא ובטופס רכישת הכרטיס, ולחיצה על שורת אורח פותחת את הכרטיס המלא שלו. עמודת "איך נרשמו" אומרת במילה אחת מאיפה כל אורח הגיע: שם הלינק למעקב, הערוץ שדרכו שיתפתם בעצמכם (למשל "WhatsApp (השיתוף שלכם)", "סריקת QR", "הקישור שהעתקתם"), "שיתוף של אורח" כשמוזמנים העבירו הלאה (וכשהאורח ששיתף מזוהה, גם השם שלו: "שיתוף של דנה לוי · WhatsApp"), "MyVisito" כשהגיעו דרך לוח האירועים או הזמנה אחרת, הפלטפורמה שממנה הגיעו (Instagram, Google, Facebook) או שם האתר כשהוא לא מוכר, ו"קישור ישיר" כשהכתובת נפתחה בלי שום סימון (הודעת וואטסאפ או SMS שהועברה הלאה, כתובת שהוקלדה). אייקון המידע ליד כותרת העמודה וליד "מאיפה הגיעו הנרשמים" פותח מקרא קצר שמסביר כל מילה. בקשת שולחן שעדיין לא הפכה להרשמה נספרת ב"בקשות" בלבד, לעולם לא ב"לא ענו". הטבלה עצמה לא חותכת שום תא: עמודה מתרחבת לפי התוכן וגוללים הצידה כשצריך. מסמנים כמה אורחים בתיבות הסימון ומקבלים שורת פעולות על הנבחרים: אישור, דחייה (עם סיבה) או בקשת השלמת פרטים לכל הממתינים שביניהם בלחיצה אחת, ולצידן שליחת הזמנות, עדכון, ייצוא ומחיקה. ובטאב סקירה של האירוע יש "מי הקהל": חלוקת מגדר, גיל ממוצע וחציון עם פילוח לקבוצות גיל, כמה נרשמו היום ובשבוע האחרון וגרף של 14 הימים האחרונים, מאיפה הגיעו ואילו ערים, הכל מהתשובות בטופס ההרשמה ומתעדכן לבד עם כל הרשמה. וכל הפרטים האלה מגיעים גם להקהל שלי: לאיש הקשר יש בלוק "אירועים" עם האירועים שנרשמו אליהם, הסטטוס, הכמות, מאיפה הגיעו וכל תשובות ההרשמה, ובטאב אורחי אירועים יש עמודות מגדר, גיל ורשתות.

אפשר גם לבקש מ-Visita

לא חייבים לבנות את האירוע בעצמכם: כותבים ל-Visita (הבועה בפינת המסך) משהו כמו "ליצור לי אירוע יום הולדת ב-15 בספטמבר בשבע בערב", והיא בונה טיוטה שלמה: כותרת, תיאור מזמין, תאריך ומקום, עיצוב שמתאים לסוג האירוע, ובאירוע עסקי גם סוגי כרטיסים. אם חסר פרט חשוב, היא שואלת שאלה אחת קצרה. בסיום מופיע כפתור שפותח את האירוע החדש בעורך. האירוע תמיד נשמר כטיוטה, והפרסום נשאר לחיצה שלכם; מכירת כרטיסים בתשלום עדיין דורשת אישור חד-פעמי של תנאי המארגנים, בטאב "כרטיסים" של העורך. Visita גם מעדכנת אירוע קיים ("תזיזי את האירוע לשמונה בערב") ועונה על "מה מצב האירועים שלי?" מהנתונים האמיתיים.

הטבות: קופונים וכרטיסי חינם

באירוע שמוכרים בו כרטיסים יש בעורך טאב "הטבות". יוצרים בו קופונים אמיתיים: הנחה באחוזים, הנחה בסכום, או "מחיר מבוקש" שקובע את המחיר הסופי לכרטיס (0 הופך את הכרטיס לחינמי, וההרשמה עוברת בלי עמוד תשלום בכלל). לכל קופון אפשר להגדיר חלון תוקף, הגבלת כמות מימושים, כמות כרטיסים מינימלית (למשל רק מ-3 כרטיסים) והגבלה לסוגי כרטיסים מסוימים, למשל קוד שתקף רק ל-VIP. חוץ מקוד משותף אחד אפשר לייצר קודים חד פעמיים בכמות (עד 500 בכל פעם, עם תחילית, והורדה לקובץ CSV) כשכל קוד עובד לרכישה אחת בלבד. הלקוחות מזינים את הקוד בעמוד התשלום, והעמלה מחושבת על הסכום אחרי ההנחה. אפשר גם לא לשלוח קוד בכלל אלא לינק אישי: כפתור "לינק אישי חינם" בטאב יוצר לינק סודי חד פעמי, ומי שפותח אותו רואה את ההזמנה עם מחיר 0 על הכרטיס (המחיר המקורי מחוק) ונרשם בלי עמוד תשלום. לכל קופון רגיל יש "העתקת לינק" שמחיל את הקוד אוטומטית, ולקודים חד פעמיים יש רשימת לינקים אישיים עם העתקה ו-CSV. באותו טאב יש גם "כרטיסי חינם / VIP": שולחים למישהו כרטיס אישי בלי תשלום, עם QR אמיתי. אפשר לחפש את האדם מתוך "הקהל שלי" והפרטים מתמלאים לבד, או למלא ידנית עם בדיקה אמיתית של האימייל והטלפון (גם 05x וגם ‎+972 עוברים, והמערכת יודעת לנתב SMS ישראלי במסלול הישראלי). הדיאלוג אומר בדיוק איך הכרטיס נשלח: אימייל בחינם וכברירת מחדל, SMS בהפעלה מפורשת (מנוצל מיתרת ההודעות), עם שורת סיכום כנה של מה יוצא בכל ערוץ. כשיש סוגי כרטיסים חובה לבחור סוג (הכרטיס מנצל את המלאי שלו), ובשליחה של יותר מכרטיס אחד ממלאים פרטים לכל משתתף, כך שכל QR מגיע לבעליו (משתתף בלי אימייל מקבל את הכרטיס לאימייל הראשי). אם האימייל או הטלפון כבר שייכים לאורח קיים, גם אורח ששילם, הדיאלוג אומר את זה והכרטיסים החדשים מתווספים להרשמה בלי לדרוס אותה; הנמענים גם נכנסים לקהל שלכם. כרטיס כזה תופס מקום אמיתי באירוע אבל לא נספר כהכנסה, וזה עובד גם באירוע עם אישורי הגעה בלבד.

כרטיס נסתר עם לינק אישי

רוצים כרטיס מיוחד לצוות הפקה, ל-VIP או לחברים, שאף אחד אחר לא רואה? בלשונית הכרטיסים, בדיאלוג של כל סוג כרטיס, בוחרים "מי רואה את הכרטיס הזה?": כולם, או נסתר. כרטיס נסתר לא מופיע בהזמנה הציבורית בכלל, והדרך היחידה להגיע אליו היא לינק סודי שהמערכת יוצרת אוטומטית, בלי שום קוד להקליד. מעתיקים את הלינק משורת הכרטיס (או שולחים בוואטסאפ) ושולחים למי שצריך; מי שפותחים אותו רואים את הכרטיס הנסתר וממלאים את כל הפרטים בעצמם, לפי כללי הטופס של האירוע. אפשר ליצור כמה כרטיסים נסתרים, לכל קבוצה לינק משלה (הפקה, אורחים, חברים), בחינם או בתשלום, עם מלאי וחלון מכירה משלהם. וחשוב: כל מי שנרשמים דרך לינק נסתר ממתינים תמיד לאישור שלכם לפני שהכרטיס נשלח, כי לינק אפשר להעביר הלאה; האישור נעשה במסך האישורים הרגיל, ושם רואים גם את שם הכרטיס הנסתר. "החלפת לינק" יוצרת לינק חדש ומכבה מיד כל עותק שהופץ (מי שכבר נרשמו נשארים ברשימה), ומחיר של כרטיס נסתר אף פעם לא משפיע על "החל מ-" הציבורי של האירוע.

הודעות לאורחים

אחרי שהאירוע פורסם, טאב "הודעות לאורחים" בעורך שולח עדכון תפעולי לקהל שבוחרים: מי שאישרו הגעה, כל מי שענו, מי שהוזמנו ולא ענו, רשימת ההמתנה, או בחירה ידנית של אורחים ספציפיים (מסמנים אותם בטבלת האורחים ולוחצים "עדכון לנבחרים", או בוחרים ברשימה שבמסך ההודעה). הטאב זמין בכל מסלול בתשלום, מ-Starter ומעלה (במסלול החינמי מוצג כרטיס נעול). המייל הוא ערוץ ברירת המחדל ואין לו עלות; SMS הוא תוספת בבחירה, ונספר ביחידות SMS מחבילה שנרכשה: המחיר של כל הודעה תלוי במדינת הנמען ובאורך ההודעה ומוצג לפני השליחה (אפשר לרכוש חבילות). יש תבניות מוכנות לניסוחים הנפוצים (הוראות הגעה, תזכורת יום לפני, שינוי בלוח הזמנים, תודה אחרי האירוע), אפשר לשמור כל הודעה כתבנית לשימוש חוזר בכל האירועים, ויש כפתור AI שמנסח או משפר את ההודעה. שבב "+ שם האורח" מוסיף פנייה אישית: כל אורח מקבל את ההודעה עם השם שלו, וקישור אישי לאירוע מצורף אוטומטית לכל הודעה. תשובות של אורחים למייל מגיעות ישירות לדוא"ל שירות הלקוחות שהגדרתם בלשונית מארגן. ההודעות מיועדות למידע על האירוע עצמו בלבד (שינוי מיקום, הנחיות הגעה, לו"ז, מידע בטיחותי), בלי תוכן שיווקי, ומאשרים שלוש הצהרות משפטיות לפני השליחה. כל הודעה עוברת בדיקה אוטומטית: תוכן תקין נשלח תוך שניות, ומה שנראה שיווקי ממתין לבדיקה של צוות MyVisito. רואים סטטוס כן לכל הודעה (נשלחה, ממתינה לאישור, נדחתה עם הסיבה) ופירוט מסירה מדויק: כמה נשלחו במייל, כמה ב-SMS וכמה נכשלו. בכל מייל יש קישור הסרה, ונמען שביקש הסרה מפסיק לקבל הודעות ותזכורות על האירוע; הסרה ממספר טלפון נשמרת בכל המערכת.

הודעת סיום ותזמון (חדש): אפשר לתזמן הודעה ביחס לסיום האירוע, עכשיו, שעה, 3 שעות או יום אחרי הסיום, והיא תישלח אוטומטית במועד (עד אז אפשר לבטל מההיסטוריה). באירוע שבו סרקו כרטיסים בדלת נוסף קהל "מי שהגיעו בפועל", ואחרי שהאירוע מסתיים כרטיס "רוצים להגיד תודה?" מרכיב את הודעת התודה בלחיצה אחת. הטאב נשאר פתוח עד שבועיים אחרי סיום האירוע. אם הגדרתם הטבה אחרי הרשמה (ראו בהמשך), תיבת סימון אחת מצרפת אותה למייל.

הטבה אחרי הרשמה

בטאב "הטבות" (המדור הראשון, זמין מ-Starter ומעלה וגם באירועי אישורי הגעה) מגדירים משהו קטן שמחכה לאורחים מיד אחרי שנרשמו או קנו כרטיס: קישור לקבוצת WhatsApp / Telegram / Discord שלכם, מתנה בכניסה (למשל שוט על חשבון הבית), או קוד קופון לאירוע הבא שלכם. כותבים הקדשה אישית (כפתור ה-AI ליד השדה מנסח בשבילכם), וההטבה מופיעה במסך התודה אחרי ההרשמה, במסך הסיום של רכישת כרטיס, בעמוד הכרטיס האישי ובמייל האישור. באירוע רב-שפות ההקדשה מתורגמת יחד עם שאר הטקסטים.

אישור ידני של נרשמים

רוצים להחליט בעצמכם מי נכנס? מפעילים "אישור ידני של נרשמים" (בטאב "תוכן" של העורך). מרגע שהוא דולק, כל הרשמה או רכישה ממתינה להחלטה שלכם: ברכישת כרטיסים הכסף נגבה כרגיל, אבל הכרטיסים נשלחים רק אחרי שאישרתם; אם דחיתם, הכסף חוזר ללקוחות במלואו אוטומטית. רכישה קבוצתית מאושרת או נדחית כיחידה אחת, אף פעם לא חלקית. דחייה מחייבת סיבה, והיא נשלחת לנרשמים יחד עם הבהרה שההחלטה היא של מארגני האירוע. אתם מקבלים התראה מיידית על כל בקשה: פעמון באפליקציה ומייל, ומונה "ממתינים לאישור" מופיע ליד "ניהול אירועים" בתפריט וברשימת האורחים, עם כפתורי אישור ודחייה גם לכולם ביחד. בקשה שלא הוכרעה עד תחילת האירוע נדחית אוטומטית עם החזר מלא, כדי שאף אחד לא יישאר באוויר.

בירור לפני החלטה. לצד אישור ודחייה יש אפשרות שלישית: "בקשת פרטים". ההרשמה נשארת בהמתנה (המקום שמור), והנרשמים מקבלים מייל (ו-SMS אם הסכימו) עם מה בדיוק להשלים או לתקן, למשל תמונת פרופיל, קישור אינסטגרם שלא נפתח, טלפון או מייל לא תקינים, וקישור לעמוד האישי שלהם שבו הטופס נפתח מלא מראש. ברשימת האורחים הם מסומנים "ממתינים להשלמת פרטים", וברגע שהשלימו הצ'יפ מתחלף ל"השלימו פרטים" (עם פילטר משלו), והפעמון והמייל אומרים שהפרטים הושלמו. בדחייה, רשימת הסיבות המוכנות בנויה מעובדות שאפשר לבדוק ושקשורות לתנאי ההרשמה שפרסמתם (אין תמונת פרופיל, קישור לא תקין, טלפון או מייל לא תקינים, חסרים פרטים, האירוע מלא, למוזמנים בלבד, לא עומד בתנאי ההרשמה, הרשמה כפולה), ואפשר להוסיף משפט משלכם. מי שנדחה ונרשם שוב מסומן "נרשמו שוב" עם הסיבה הקודמת לידו. מהרשימה אפשר גם לשלוח הודעה אישית לאורח: וואטסאפ (נפתח עם הטקסט מוכן), אימייל (במסלולים בתשלום, נספר במכסת המענים, והתשובה מגיעה למסך הודעות) או SMS (למי שנרשמו בעצמם או שהוצהר עליהם, נספר ביחידות SMS מחבילה). תשובה של אורח בוואטסאפ או ב-SMS מופיעה במסך הודעות וכצ'יפ "ענו בהודעה" בשורה שלו, עם תיבת מענה בשני המקומות. הגיל מחושב מתאריך הלידה ומוצג לידו בטבלה, במגירה, במסך האישורים ובייצוא. במסך האישורים יש חיפוש וצ'יפי סינון (ממתינים להשלמת פרטים, השלימו פרטים, נרשמו שוב, סימנים לבדיקה, שילמו, חינם), הסינון נשמר גם אחרי רענון, ו"אישור כולם" או "דחיית כולם" פועלים רק על מי שמוצגים. כל כרטיס מציג גם את המדינה לפי הטלפון, מאיפה נרשמו והסימנים לבדיקה. מה האורחים רואים? הקישור במייל (ובהודעה) פותח את הטופס שלהם כבר מלא בכל מה שמילאו, עם הבקשה שלכם מעליו; השדות שסימנתם בצ'יפ (אימייל, טלפון, אינסטגרם, פייסבוק) מסומנים בכתום והראשון שבהם מקבל פוקוס. אחרי השליחה הם רואים "הפרטים נשלחו למארגנים", ואצלכם האורח מסומן "השלימו פרטים". פרט קשר שכבר רשום לאורח אחר לא נבלע בשקט: האורח מקבל הודעה ברורה. בחלונית האורח (לחיצה על שורה) יש חצים "הקודם/הבא" ומקשי החצים במקלדת כדי לעבור בין הנרשמים בלי לסגור, כפתורי אישור, דחייה ובקשת פרטים נשארים למעלה גם בגלילה, ואחרי החלטה החלונית קופצת לבא שממתין; ליד השם יש דלתות וואטסאפ, טלגרם, חיוג ואימייל. "הסרת מוזמן" תמיד מבקשת אישור, והרשמה עם תשלום לא ניתנת להסרה לפני החזר.

את "נושא האירוע" (יום הולדת, חתונה, מוזיקה, סדנה, כנס וכדומה) אפשר לבחור בעורך, בטאב "תוכן"; הוא רק מכוון את התבניות, העיצוב ואת הצעות ה-AI.

באירוע יש שתי דרכים שונות לנהל את הכניסה, וזאת הבחירה הראשונה במסך היצירה. אישורי הגעה: כמו בחתונה או ביום הולדת. האורחים עונים כן או לא ואומרים כמה מגיעים, ואתם רואים ברשימת האורחים מי מגיע וכמה. בלי סוגי כרטיסים, בלי ברקוד, בלי סריקה ובלי תשלום; מי שהגיע מסמנים ביד בשורה של האורח. רוצים לבקש מהאורחים משהו, מתנה או השתתפות בעלויות? כותבים את זה בתיאור ההזמנה. כרטיסים: לכל אורח יש כרטיס עם ברקוד לסריקה בכניסה, וסוגי הכרטיסים יכולים להיות חינם, בתשלום או מעורב. שימו לב: כרטיס חינם הוא כרטיס לכל דבר, עם ברקוד, וזה לא אותו דבר כמו אישור הגעה. באירוע של אישורי הגעה אין טאב כרטיסים, כי אין בו מה להגדיר. אפשר לעבור למכירת כרטיסים בכל שלב, בטאב "הגדרות" תחת "הרשמה לאירוע" (לחיצה על התגית "אישורי הגעה" שליד שם האירוע מביאה לשם), אחרי אישור שמסביר מה משתנה (ברקוד אישי לכל אורח ותשלום דרך המערכת). אחרי המעבר מופיע הטאב "כרטיסים ותשלום", מסודר כמו שחושבים על אירוע: קודם הכרטיסים, ורק אחר כך הכסף. וכל עוד לא הונפק כרטיס לאורח אפשר גם לחזור לאישורי הגעה, מטאב ההגדרות או מטאב "כרטיסים ותשלום"; ברגע שלאורח יש כרטיס, האירוע נשאר במכירת כרטיסים. סבבים: אפשר לעשות מחיר שמשתנה לפי שעה או לפי כמות, למשל כניסה חופשית עד חצות ואחריה כרטיס בתשלום, או כרטיס מוקדם מוזל בכמות מוגבלת שנגמר ואז נפתח המחיר המלא. כל סוגי הכרטיסים מוצגים גם בגוף דף ההזמנה עצמו: הסבב הפעיל עם כמה נשארו, הסבב הבא באפור עם מתי הוא נפתח, וטיימר חי "הסבב הנוכחי נסגר בעוד", כך שהאורחים רואים את כל התמונה ומזדרזים לקנות בסבב הזול; לחיצה על כרטיס פותחת את הרכישה עם הכרטיס הזה כבר נבחר. מגדירים כרטיס אחד עם שעת סגירה, לוחצים "הוספת סבב הבא", ונפתח דיאלוג ממולא מראש עם השם, המחיר וחלון שמתחיל בדיוק ברגע שהקודם נסגר או נמכר; רק שמירה יוצרת את הסבב. אם נשאר חור בין הסבבים (למשל חצי שעה שאין בה שום כרטיס במכירה) מופיעה אזהרה כתומה עם מספר הדקות וכפתור תיקון בלחיצה אחת, ופרסום עם חור כזה עוצר לאישור מפורש. לכל כרטיס אפשר להגדיר גם "תקף לכניסה עד": שעה שאחריה הכרטיס כבר לא מכניס בדלת, בנפרד מחלון המכירה, למשל כניסה חינם עד חצות. מי שמגיעים אחרי השעה רואים בעמוד הכרטיס האישי הסבר וכפתור לקנות כרטיס שבתוקף עכשיו, ובסריקה בדלת מופיע כרטיס כתום עם השעה, וההחלטה אם להכניס בכל זאת נשארת של הסורק. ואפשר גם כרטיס זוגי או קבוצתי: בשדה "כמה נכנסים בכרטיס אחד" קובעים שכרטיס אחד במחיר אחד מכניס כמה אנשים, והקיבולת של האירוע נספרת לפי אנשים. שעת סגירת המכירה ממולאת מראש לשעה וחצי לפני סיום האירוע, כדי שאף אחד לא יקנה כרטיס לרבע השעה האחרונה, ואפשר לשנות אותה. בכל מקום שמעלים בו תמונה, לכרטיס או למארגן, אפשר גם לבחור מהגלריה של החשבון וגם פשוט להדביק תמונה שהעתקתם. פרטי המוכר (שם משפטי, מספר עוסק, כתובת, מדינה, תאריך לידה וטלפון) נשמרים אצלנו ומופיעים בקבלה ובאישור שהקונה מקבל, כפי שהחוק מחייב, ולא מוצגים בדף האירוע הפומבי. מגדירים את סוגי הכרטיסים, כל אחד בתשלום או חינם (למשל "ילדים עד גיל 12" חינם לצד כרטיס רגיל בתשלום). כל עוד כל הכרטיסים חינם אין בכלל שאלה של גבייה, וכל אורח מקבל כרטיס עם ברקוד לסריקה בכניסה. ברגע שיש כרטיס אחד בתשלום נפתח מתחת קטע "כסף". הגבייה היא דרך המערכת (Stripe), בישראל ובעולם. "חינם" הוא לא אמצעי תשלום: כדי לחזור לאירוע ללא עלות הופכים את הכרטיסים לחינמיים. מדיניות הביטולים של האירוע נכתבת באותו טאב, ואין צורך לנסח אותה מאפס: יש תבניות מוכנות בלחיצה (מדיניות רגילה של 72 שעות, מדיניות גמישה של 24 שעות, ונוסח לאירוע חינם) וכפתור "עזרה עם AI" שמנסח מדיניות לפי פרטי האירוע שלכם; הלחיצה ממלאת את השדה ואפשר לערוך חופשי. שימו לב שרוכש כרטיס תמיד רשאי לבטל עד 72 שעות לפני האירוע, גם אם המדיניות שכתבתם מחמירה יותר, ולכן התבניות והניסוח האוטומטי לא מבטיחים פחות מזה. גבייה של כסף באירוע, בכל דרך שהיא, מותרת מגיל 18: בפעם הראשונה שמפעילים גבייה ממלאים את תאריך הלידה בפרטי המוכר, פעם אחת לחשבון, והגיל נקבע לפיו. אירוע חינם והרשמות חינם לא דורשים את זה. סוג כרטיס יכול להיות בתשלום או חינם, בבחירה מפורשת בדיאלוג הכרטיס, וכרטיסים חינמיים נמכרים גם בלי חשבון סליקה מחובר. באירוע פרטי המעבר למכירה דרך המערכת הוא חד-כיווני, אחרי אישור. ההזמנה, האורחים וההגדרות נשארים בדיוק כמו שהם, והאירוע לא מופיע בחיפוש בלי בחירה מפורשת שלכם.

טיפ: כשאתם מחוברים לחשבון ופותחים את ההזמנה החיה שלכם, המערכת מזהה אתכם אוטומטית ומציגה רק לכם סרגל עריכה מהירה (במחשב למעלה, בנייד ככפתורים למטה) עם "עריכת האירוע" ו"חזרה למערכת". האורחים לא רואים אותו. אותו סרגל קיים גם בכרטיס הביקור שלכם.

הכסף של האירוע: כמה נכנס ומתי הוא אצלכם

לכל אירוע שמוכרים בו כרטיסים יש בעורך טאב "כספים": כמה נכנס בפועל, כמה עמלות נוכו, כמה נטו אליכם, כמה הוחזר, וטבלת הזמנות שמראה על כל תשלום איפה הכסף עומד עכשיו. כשהתשלום דרך MyVisito, הכסף מוחזק עד אחרי מועד האירוע (באירוע רב-ימי, עד אחרי היום האחרון) ואז מצטרף להעברה השבועית של יום שני לחשבונכם; הטאב מציג את התאריכים המדויקים של האירוע שלכם. כשההעברה יוצאת, מגיעה לבנק או נכשלת, אתם מקבלים פעמון ומייל. מטבע הכרטיסים נבחר בטאב "כרטיסים ותשלום" מתוך רשימה עולמית (שקל, דולר, יורו ועוד), אירוע חדש מתחיל אוטומטית במטבע של החשבון שלכם, והמטבע ננעל אחרי המכירה הראשונה. באותו טאב יש גם כרטיס "סליקה וקבלת כספים" שמראה איזה חשבון מחובר, את העמלה בפירוט מלא ומה עוד חסר לפרסום; מי שמחוברים עם חשבון Stripe משלהם מקבלים שם גם כפתור כניסה ישירה לדשבורד של Stripe. חיברתם morning או iCount? חשבונית מס-קבלה יוצאת אוטומטית ללקוחות גם על כרטיסים. ותמונה כוללת של כל האירועים יחד, כולל גרף הכנסות לפי חודשים, פוטנציאל מכירות פתוח וכמה לקוחות שילמו, מחכה במסך "כספים" (בקבוצת "ניהול" בתפריט הצד), שמרכז יחד את הכסף מהחנות, מהאירועים ומהפגישות. אירוע שבוטל מחזיר אוטומטית את מלוא הכסף לכל הלקוחות, וטאב הכספים אומר את זה במפורש.

וובינר ואירועים אונליין

וובינר, הרצאה בזום או כל שידור חי הם פשוט אירוע שמתקיים אונליין, וברוב המקרים אירוע חינמי שנועד לאסוף קהל. בטאב "תוכן", בסעיף "איפה", מדליקים "האירוע מתקיים אונליין" ובוחרים איך מצטרפים: מדביקים קישור משלכם (זום, גוגל מיט או טימס; נשמר רק אם הוא מתחיל ב-https://), או, במסלולים בתשלום, נותנים ל-MyVisito ליצור את הקישור לבד ברגע הפרסום: קישור Google Meet (דרך חיבור יומן Google), פגישת Zoom או וובינר Zoom (דרך חיבור Zoom במסך החיבורים; וובינר דורש את תוספת הוובינרים של Zoom, וההרשמה נשארת אצלנו). הקישור שנוצר מופיע בסעיף "איפה" אחרי הפרסום, מתעדכן כשמזיזים את המועד ונמחק בביטול. מתחת לקישור בוחרים מי רואה אותו: "רק נרשמים" (ברירת המחדל) או "כולם". במצב "רק נרשמים" דף ההזמנה אומר שהקישור נשלח למי שנרשם, ומי שממלא את טופס ההרשמה מקבל אותו מיד במסך האישור, במייל האישור, בתזכורות לפני האירוע ובכרטיס האישי שלו; גם קובץ היומן שנרשם מוריד מהדף האישי שלו מכיל את הקישור. מי שלא נרשם לא רואה אותו בשום מקום, וגם באירוע בתשלום הקישור מגיע רק לרוכשים, במייל הכרטיס ובדף ההזמנה. "כולם" מתאים לשידור פתוח שלא דורש הרשמה (ואם ההרשמה כבויה, הקישור תמיד מוצג). בכל הזמנה של אירוע עתידי, אונליין או פיזי, מוצגת מתחת לתאריך ספירה לאחור חיה עד תחילת האירוע (מחודש לפני), וברגע שהאירוע מתחיל היא מתחלפת ב"האירוע מתחיל עכשיו" עם כפתור "הצטרפות לשידור" למי שמחזיק את הקישור. על כרטיס הביקור אירוע אונליין מסומן "אונליין" במקום שם מקום. וובינר הוא תמיד אירוע פתוח לקהל (אין בו את השאלה "מי מגיע"), חינמי כברירת מחדל: הנרשמים מקבלים את הקישור ונכנסים לקהל שלכם, הוובינר מופיע בסעיף האירועים של הכרטיס, גוגל הוא מתג בהגדרות, וגבייה אפשרית בטאב כרטיסים. מפגש סגור (הדרכה לצוות, שיחה לקבוצת קורס) הוא אותו וובינר עם ברירות המחדל: גוגל כבוי, הקישור רק לנרשמים, ואפשר להוסיף אישור ידני. מפגש משפחתי בזום הוא אירוע של אישורי הגעה עם המתג "האירוע מתקיים אונליין" בעורך.

הכתובת של האירוע

כל אירוע נולד עם כתובת קבועה עם מזהה, בצורה myvisito.com/event/e-3ac2f1, כדי ששני אירועים עם שם דומה לעולם לא יתנגשו. רוצים כתובת יפה וקריאה, כמו myvisito.com/event/dana-50? בוחרים אותה בטאב "QR ושיתוף", עם בדיקת זמינות מיידית, והלינק עם המזהה ממשיך לעבוד גם אחרי ההחלפה, כך ששום הזמנה ששלחתם לא נשברת. המזהה של כל אירוע מופיע גם ברשימת האירועים ובעורך, נוח לזיהוי כשיש הרבה אירועים. הכתובת שייכת לאירוע ולא לכרטיס שלכם, ולכן מסיבה פרטית לא מסגירה כלום על מי שמארגן אותה. רוצים לדעת מאיפה הגיעו המוזמנים? בטאב "קידום + לינקים" יוצרים לינקים למעקב עם שם לכל מקום שבו מפרסמים (למשל instagram או קבוצת וואטסאפ), וכל קישור מציג כמה צפיות, הרשמות ומכירות הגיעו דרכו. הכתובת של כל לינק קצרה ונקייה, שם האירוע ואחריו שם הלינק (למשל myvisito.com/event/dana-50/instagram), בלי תגיות utm. הפלטפורמה מזוהה לבד: לינק שפרסמתם באינסטגרם, בפייסבוק או בטיקטוק נרשם בטאב "נתונים" תחת "מאיזו פלטפורמה", לכל לינק יש פירוק משלו (אינסטגרם, פייסבוק, ישירות), וגם ה-Google Analytics שלכם מקבל את זה כקמפיין (מקור = הפלטפורמה, קמפיין = שם הלינק) בלי שום דבר בכתובת. חשוב לדעת: וואטסאפ, SMS וסריקת QR פותחים לינק בלי "מאיפה הגעתי" בכל אתר בעולם. לכן כפתורי השיתוף שלכם בטאב "QR ושיתוף" (וואטסאפ, אימייל, לינקדאין, ה-QR והעתקת הקישור) מצרפים תג לכתובת, ואורח שהגיע דרכם מופיע ברשימת האורחים כ"WhatsApp (השיתוף שלכם)" או "סריקת QR"; לכל מקום אחר שבו מפרסמים נותנים ללינק המעקב שם שאומר את זה (למשל "קבוצת וואטסאפ"). וואטסאפ גם לא מבדיל בין קבוצה לצ'אט פרטי, ולכן הדרך היחידה למדוד "כמה הגיעו מקבוצת X" היא לינק נפרד לכל קבוצה או אדם: מתחת לכפתורי השיתוף המהיר יש "לינק לכל קבוצה", שיוצר את הלינקים במקום ומציג אותם עם העתקה ושליחה בוואטסאפ (המספרים של כולם בטאב "קידום + לינקים"). וגם העתקת כתובת האירוע מכל מקום במערכת (סרגל הכתובת בעורך, טאב הסקירה, רשימת האירועים) מצרפת את התג בשקט, כך ש"ישירות" נשאר רק למי שהקליד את הכתובת או קיבל אותה מאורח אחר. מפרסמים במודעות בתשלום? מוסיפים את תגיות ה-utm של מערכת הפרסום בעצמכם, הן תמיד גוברות, ושורת הקמפיינים סופרת צפיות לכל קמפיין.

מכירה בדף ההזמנה (מהדורת המכירות)

באירוע עם מכירת כרטיסים דף ההזמנה הוא חנות של ממש: אין כפתורי "מגיעים / לא מגיעים", אלא שורות הכרטיסים עצמן, תמיד גלויות, עם מחיר, הערות, תמונה וכפתורי פלוס ומינוס לכמות. בר סכום דביק נשאר בתחתית המסך תוך כדי גלילה, ואחרי בחירת כמות ממלאים שם וטלפון ולוחצים "לתשלום מאובטח", ישר לעמוד התשלום. מי משלם את העמלות על המכירה? אתם מחליטים, בטאב "כרטיסים" תחת "מי משלם את דמי הטיפול?": כברירת מחדל אתם סופגים אותן (הלקוחות משלמים בדיוק את מחיר הכרטיס, והעמלות יורדות מהסכום שמגיע אליכם), או שהלקוחות משלמים שורת "דמי טיפול" אחת מעל המחיר ואתם מקבלים את מחיר הכרטיס נטו. דמי הטיפול מכסים הכל, עמלת MyVisito ועלויות התשלום, ומוצגים ללקוחות כבר בהזמנה ("+ דמי טיפול" ליד המחיר) ובעמוד הקופה, ולא כהפתעה בתשלום. בחשבון Stripe משלכם עלות הסליקה היא הערכה שמחושבת לפי התרחיש היקר (כרטיס בינלאומי והמרת מטבע), כדי שלא תישארו בחסר; בעסקה מקומית Stripe יגבו פחות וההפרש נשאר אצלכם, והעורך אומר את זה. ואם אתם עובדים דרך הסליקה של MyVisito בישראל: דמי הטיפול מדויקים לאגורה ומלוא מחיר הכרטיס נזקף לזכותכם, אבל חשבון הסליקה שלנו אמריקאי, ולכן הכסף עובר דרך דולרים בדרך לבנק שלכם. הסכום המדויק בשקלים נקבע ביום ההעברה לפי שער ההמרה, ומאותו רגע הוא מוצג במסך הכספים עד האגורה. אפשר להחליף בכל רגע, וזה חל על המכירות הבאות. אחרי התשלום מגיעים לעמוד אישור מעוצב בצבעי ההזמנה: סימן הצלחה, הכרטיסים ככפתורים בולטים, שמירה ביומן וקישור לאזור האישי (אם האישור מהבנק מתעכב רגע, מוצג "מכינים את הכרטיס" והעמוד מתעדכן לבד). וגם אתם שומעים על זה מיד: על כל מכירה נשלחות התראה בפעמון (עם הודעה קופצת בתוך המערכת), ומייל מעוצב עם שם הרוכשים, סוג הכרטיס והסכום, ורשימת האורחים מתעדכנת לבד תוך שניות. הכרטיס גם נשלח במייל (וב-SMS כשמפעילים), ומי שאיבדו אותו מסתדרים לבד: בדף האירוע יש "כבר נרשמתם? שליחת הכרטיס שוב", מקלידים את המייל או הנייד שאיתו נרשמו והכרטיס נשלח שוב לפרטים השמורים, בלי לפנות אליכם. כל הכרטיסים מחכים לאורח גם באזור האישי שלו (כניסה עם קוד חד-פעמי למייל או לנייד).

מה אפשר לשים בהזמנה עצמה

הטאב "תוכן" הוא לוח בנייה: מוסיפים בלוקים וגוררים אותם למקום שרוצים. הבלוקים הם טקסט (עם ארבעה גדלים, יישור, ציטוט, קו מפריד וצבע הדגשה), תמונה בודדת ברוחב מלא (עם כיתוב וקישור אם רוצים), קרוסלת תמונות מהפעם הקודמת, וידאו מיוטיוב או מוימאו שמתנגן בתוך הדף, לוח זמנים או ליין אפ, ציטוט, ותקנון שנפתח בלחיצה. הסט סגור בכוונה, וכל בלוק מקבל את העיצוב של ההזמנה, כך שאי אפשר לקלקל.

לתקנון יש נוסחים מוכנים לפי סוג האירוע, בעברית באנגלית וברוסית: גיל כניסה, קוד לבוש, איך מגיעים וחניה, שעות כניסה, צילום ופרסום, מזג אוויר, אלכוהול, נגישות, ילדים, ישיבה, שינויים בתוכנית, זכות כניסה, כרטיס אבוד, העברת כרטיס, אי הגעה וביטולים. מסמנים מה שרלוונטי, עורכים את הנוסח, וסעיף הביטולים נשמר אוטומטית כמדיניות הביטולים של האירוע (זו שמופיעה גם בעמוד התשלום), ולא כעותק כפול באותיות הקטנות.

בסוף ההזמנה יש שאלות ותשובות. חלק מהן נבנות לבד מהאירוע: איפה, מתי, כמה עולה, איך מקבלים את הכרטיסים אחרי הרכישה, איך מגיעים, מאיזה גיל ומה מדיניות הביטולים. אתם מוסיפים את מה שרק אתם יודעים, ואפשר גם ללחוץ "טיוטה עם AI" שינסח הצעה מהעובדות של האירוע, לקריאה ולעריכה לפני שמפרסמים. אנחנו אף פעם לא ממציאים תשובה: אם לא כתבתם שיש חניה, התשובה תפנה לשאול אתכם. בוובינר השאלות מדברות וובינר: איך מצטרפים (התשובה עוקבת אחרי מי רואה את הקישור: מופיע בדף, נשלח לנרשמים, או נשלח אחרי האישור שלכם), מתי מתחילים, כמה עולה ההשתתפות ואיך נרשמים, בלי מקום, חניה או כרטיס. וטיוטת ה-AI שואלת מה שנרשמים לוובינר שואלים: הקלטה, מה להכין, שאלות בשידור.

העברת כרטיס למישהו אחר

בטאב "כרטיסים" בוחרים אחת משלוש מדיניות העברה. "אוטומטי" (ברירת המחדל באירוע חדש): מי שקנה ולא יכול להגיע נכנס לעמוד הכרטיס האישי שלו, מזין את השם והטלפון או המייל של מי שמקבל, והכרטיס עובר מיד ונשלח לאדם החדש. "רק באישור שלי": הבקשה מגיעה אליכם לטאב האורחים עם כפתורי אישור ודחייה, הכרטיס ממשיך לעבוד עד ההחלטה, והמבקש מקבל מייל עם התשובה, מתאים לרשימות סגורות, הגבלת גיל ומניעת ספסרות. "כבוי": הכרטיס אישי ולא עובר. בשני המצבים הפעילים בוחרים גם עד מתי ההעברה פתוחה: ברירת המחדל היא עד תחילת האירוע, ואפשר להקדים לשעתיים, יום או שלושה ימים לפני. בכל העברה שמתבצעת הברקוד הישן מפסיק לעבוד באותו רגע, כך שאותו כרטיס לא ייכנס פעמיים, ואתם מקבלים התראה. כרטיס שכבר נסרק בכניסה לא ניתן להעברה. אנחנו לא גובים על העברה כלום; מארגן שרוצה לגבות עמלה כותב את זה בתקנון וגובה מול האורח. אגב, בעמוד ההזמנה של הלקוח מופיעים עכשיו כל הכרטיסים שנקנו, כל אחד עם קישור לעמוד הכרטיס שלו.

בטאב "עיצוב" אפשר גם להעלות תמונת רקע לעמוד הכרטיס האישי, המסך שהאורח מחזיק בכניסה. הברקוד תמיד נשאר על רקע לבן כדי שהסורק יקרא אותו.

עוד כלים למארגנים בתשלום:

• "נותרו X כרטיסים". לכל סוג כרטיס בוחרים אם להציג כמה נשארו: לא להציג, להציג רק כשנשארים מעט, או תמיד. המספר שמוצג הוא תמיד המספר האמיתי.
• השהיית מכירה. אירוע חי יכול להשהות את המכירה בלחיצה (מתפריט הסטטוס בעורך או מרשימת האירועים): הדף נשאר באוויר עם הודעה רגועה שהמכירה מושהית, וחידוש הוא לחיצה אחת. השהיה לא נוגעת באירועי אישורי הגעה.
• רשימת המתנה. כשכל הכרטיסים אזלו (או שהאירוע התמלא), הדף מציע הרשמה לרשימת המתנה עם שם וטלפון או מייל. ההרשמה אפשרית רק כשבאמת אין מקום, והנרשמים מופיעים בטאב האורחים כך שאפשר לחזור אליהם כשמתפנה מקום (החזר כספי משחרר מקום אוטומטית).
• פרסום מחייב סליקה. אירוע עם כרטיסים בתשלום לא עולה לאוויר עד שחשבון התשלומים מחובר; הוא נשאר טיוטה, וכפתור הפרסום מסביר וקופץ לטאב הכרטיסים שבו מחברים את הסליקה.
• אישור לפני פרסום. אירוע עם מכירת כרטיסים עובר בדיקת תוכן קצרה לפני שהוא עולה לאוויר: לוחצים פרסום, האירוע מסומן "ממתין לאישור", ותוכן תקין מאושר אוטומטית תוך דקות, ואז האירוע מתפרסם מעצמו ואתם מקבלים עדכון בפעמון, במייל ובהודעה לנייד עם הקישור החי. אירוע עם אישורי הגעה בלבד מתפרסם מיד, בלי בדיקה. עריכה של אירוע מכירה שכבר אושר נבדקת שוב בפרסום השינויים, וההזמנה המאושרת הקודמת נשארת באוויר בינתיים, כך שהמכירה לא נעצרת לרגע.
• נושא האירוע חובה. בוחרים נושא (יום הולדת, חתונה, סדנה וכן הלאה) בטאב "תוכן" של העורך; הוא מכוון את התבניות וההצעות, ומשבץ את האירוע נכון בסינון באתר. בהזמנות של אירועים עסקיים מופיע גם מדף "עוד מהמארגנים" עם אירועים חיים נוספים שלכם, כך שכל אירוע מפרסם את הבאים אחריו.

הזנת מוזמנים ושליחת הזמנות מהמערכת

לא חייבים רק לשתף לינק: מזינים את המוזמנים לרשימה, אחד-אחד, בהדבקת רשימה שלמה (שמות, טלפונים ומיילים), בבחירה מאנשי הקשר שלכם, בהזמנה מאירוע קודם או בייבוא קובץ (CSV, אקסל או vCard, עד 500 שורות, עם אפשרות לתייג את כל מי שיובאו כדי למצוא אותם אחר כך בקהל שלי), עם תצוגה מקדימה שמסמנת כל שורה לפני ההוספה: תקינה, מספר לא תקין, כבר ברשימה או מספר שביקש הסרה. הטאב "אירוע קודם" הוא הקיצור של מי שמפיק שוב ושוב: בוחרים אירוע קודם שלכם, מסננים מי הגיעו, מי נרשמו ולא הגיעו או מי רק הוזמנו, מסמנים ומוסיפים. מי שכבר ברשימה לא נוסף פעמיים, וכל מי שהוספתם נכנס גם לקהל שלי. בבחירה מאנשי הקשר רואים על כל אדם בכמה מהאירועים שלכם הוא היה, אם אי פעם הגיע בפועל, וגיל ומגדר אם מילא אותם בהרשמה. לפני ההוספה הראשונה של רשימה מבקשים מכם אישור חד-פעמי: מאיפה הרשימות שלכם (לקוחות ואנשי קשר, משתתפים מאירועים קודמים, או רשימה שהעברתם ממערכת אחרת שנתנו בה הסכמה) ואישור שהאחריות להסכמה היא עליכם. אחרי זה לוחצים "שליחת הזמנות". כל מוזמן מקבל "הוזמנתם לאירוע" עם לינק אישי שכבר מזהה אותו. מייל נשלח מיד. הודעת SMS (עם שם השולח MyVisito) למספרים שהזנתם בעצמכם נשלחת אחרי אישור חד-פעמי שאלה אנשים שאתם מכירים אישית ומצפים להזמנה, בדיוק כמו שעובדות חברות ההזמנות לחתונות. ברשימה רואים מי כבר הוזמן ובאיזה ערוץ, עם שליחה חוזרת לכל מוזמן. השתנה משהו? כפתור "עדכון לאורחים" שולח משפט אחד לכל מי שאישר. ואם מוזמנים עונים להודעה? הם מקבלים תשובה אוטומטית אחת עם הלינק האישי שלהם לדף האירוע. לכל מסלול יש מכסת הודעות חודשית שמוצגת לפני השליחה, ואם צריך יותר, אפשר לרכוש חבילת הודעות חד-פעמית שלא פגה.

חשוב לדעת: הרשימה באחריותכם. שולחים רק לאנשים שמסרו לכם את הפרטים שלהם או שמכירים אתכם ומצפים להזמנה; רשימות קנויות ודיוור המוני שלא התבקש מנוגדים לתנאי השימוש ועלולים להוביל לחסימת שליחה. לכל מוזמן יש דרך הסרה: קישור "הסרה מהודעות לנייד" בתחתית דף ההזמנה האישי שלו, או מענה "הסר" להודעה. מספר שביקש הסרה לא יקבל יותר הודעות מהמערכת, מאף חשבון.

מי מקבל SMS, ומי מופיע כשולח

המערכת לא סומכת על הצהרה: היא יודעת בעצמה מי מסר את הטלפון שלו דרככם. מי שנרשם לאירוע, קנה או נרשם לעדכונים דרך MyVisito מקבל מייל וגם SMS; רשימה שהעליתם מקובץ או הקלדתם ידנית מקבלת מייל בלבד, וזה נשאר כך עד שאותו אדם נרשם בעצמו דרך ההזמנה במייל (ואז הוא "משודרג" לתמיד, גם לאירועים הבאים שלכם). באירוע פרטי (יום הולדת, חתונה) אפשר לשלוח SMS גם לרשימה שהעליתם, אחרי הצהרה אחת עם שם וטלפון מאומת, ובמכסה חודשית מתגלגלת שגדלה עם ותק החשבון; באירוע עסקי הזמנה במייל לרשימה שהעליתם יוצאת רק מהכלי או מהדומיין שלכם (אינטגרציות), לא מהשולח שלנו.

מיילים לאורחים יוצאים בשם שלכם: "השם שלכם" <הכתובת-שלכם@events.myvisito.com>, תשובות מגיעות אליכם, ובתחתית המייל מופיעים שם העסק והכתובת שלכם. בלשונית "מארגן" הכרטיס "ככה נראה השולח שלך" מראה בדיוק מה האורח רואה ומה חסר: באירוע עסקי צריך שם להצגה, כתובת להצגה וטלפון מאומת לפני שאפשר לשלוח הזמנות במייל; באירוע פרטי מספיק שם. כל נמען יכול להסיר את עצמו בלחיצה אחת ולבחור סיבה; מי שביקש הסרה מסומן בקהל שלי ולא מקבל יותר מייל או SMS מהחשבון שלכם.

עורך האירוע

מסך האירוע עובד כמו עורך הכרטיסים: סרגל עליון עם שם האירוע והסטטוס (הכתובת מופיעה פעם אחת בלבד, מעל התצוגה המקדימה), טאבים בסדר העבודה (עורך תוכן ראשון, אחר כך עיצוב, שפות, כרטיסים, QR ושיתוף, קידום, מארגן, אורחים, נתונים והגדרות), שמירה אוטומטית על כל שדה, כפתורי ביטול וחזרה (וגם Ctrl/Cmd+Z), בר כתובת עם העתקה ופתיחה מעל התצוגה, ותצוגה חיה בתוך מסגרת טלפון. האירוע תמיד נפתח על עורך תוכן: רשימה של סעיפי ההזמנה (פרטי האירוע, מתי, איפה, אישורי הגעה, מה שואלים כל אורח, שאלות ותשובות, ובחתונה גם פרטי החתונה), לכל סעיף שורה עם סיכום קצר של מה שיש בו וסימון כתום כשחסר בו משהו לפרסום, ולחיצה על שורה פותחת את הסעיף בעמוד משלו עם כפתור חזרה. אחרי הפרסום יש גם טאב סקירה (מיד אחרי עיצוב): המספרים של האירוע כאריחים לחיצים (נרשמו, ממתינים לאישור, נדחו, צפו, ובאירוע בתשלום גם ההכנסות ובזמן האירוע כמה נכנסו), רשימת "מחכה לכם" עם כל מה שדורש החלטה (הרשמות שממתינות לאישור, מי שהשלימו פרטים, דיווחי תשלום, רשימת המתנה, בקשות העברת כרטיס), פעולות מהירות (שיתוף הלינק, צ'ק-אין בדלת, הוספת אורחים, הודעה לאורחים) וההרשמות האחרונות; כל מספר מוביל למסך שמאחוריו. גם רשימת האירועים עצמה היא מסך ניהול אמיתי וקומפקטי: אריחים עם תמונת האירוע וארבעה מונים באותן מילים בדיוק (נרשמו, ממתינים לאישור, נדחו, צפו; המונים של ההרשמות מוצגים רק כשאישור ידני דולק), לחיצה על כל מקום באריח פותחת את האירוע ולחיצה על מונה פותחת את הרשימה שמאחוריו, כתובת האירוע על כל אריח כשורה לחיצה (בדיוק כמו ברשימת הכרטיסים, עם העתקה), סינון לפי סטטוס שתמיד גלוי, פרסום או החזרה לטיוטה ישר מתפריט האריח, חיפוש, מיון, בחירה מרובה עם פעולות על כמה אירועים יחד, ושכפול אירוע שמעתיק את התוכן, העיצוב, סוגי הכרטיסים וקודי ההנחה (עם ספירת מימושים מאופסת) לטיוטה חדשה, בלי המוזמנים. מי שקונה כרטיס נכנס אוטומטית גם ל"הקהל שלי" כלקוח וכאורח אירועים. באירוע עסקי, כל מי שנרשמים או קונים כרטיס מצטרפים אוטומטית לרשימת העדכונים שלכם (סגמנט "נרשמו לעדכונים" בקהל שלי) וגם לעדכוני האירועים של MyVisito: זה נאמר להם בשורת ידיעה בטופס ההרשמה ובעמוד התשלום, בלי צ'קבוקס, עם הסרה בלחיצה אחת מכל הודעה, ומעוגן בעמוד "תנאי רכישה" שמקושר מתחת לכפתור ההרשמה. אירוע פרטי (חתונה, יום הולדת) לא מצרף אף אחד לשום רשימה. תיאור האירוע הוא עורך טקסט מתקדם ברמת Word: כותרות בשלושה גדלים ככפתורים (לוחצים על שורה והיא הופכת לכותרת, לחיצה נוספת מחזירה לטקסט רגיל), הערה קטנה, מודגש, נטוי, קו תחתון, רשימות, ציטוט, קו מפריד, יישור, שני צבעי הדגשה מתוך ערכת ההזמנה, קישורים עם חלונית עריכה, אימוג'י, ואפילו מדיה בתוך הטקסט עצמו: תמונות (מהעלאה, מספריית המדיה או מ-Unsplash, עם בחירת רוחב ויישור), סרטוני YouTube או Vimeo שמתנגנים בתוך ההזמנה, וקבצים להורדה (ממסלול Premium). הכל מוצג בהזמנה בדיוק כפי שכתבתם. בורר גופנים וצבע חופשי אין בכוונה: הפונט והפלטה נבחרים בטאב העיצוב, כדי שההזמנה תישאר מעוצבת ואחידה. לחיצה על כל חלק בתצוגה (כותרת, תאריך, מקום, תמונה) קופצת ישר לשדה שעורך אותו. טאב "נתונים" מציג את המספרים האמיתיים של האירוע: כמה צפו בהזמנה ומאיפה הגיעו, המשפך מצפייה ועד אישור הגעה ותשלום, ההכנסות וכמה נמכר מכל סוג כרטיס. מתג "מצב מבקר" הופך את התצוגה לאינטראקטיבית, אפשר למלא את טופס אישור ההגעה בדיוק כמו מוזמנים, בלי לשלוח באמת. גם התאריך והשעה נשארים ניתנים לעריכה אחרי היצירה. ובדיוק כמו בכרטיסים, לאירוע חי יש פרסום שינויים: עריכות נשמרות כטיוטה, המוזמנים ממשיכים לראות את הגרסה המפורסמת, וכפתור "פרסום שינויים" (עם נקודה כתומה כשיש שינויים שלא פורסמו) מעלה אותן לאוויר כשמוכנים. מצב השינויים גר במקום אחד: כפתור "פרסום שינויים" עצמו. החץ שלצידו פותח תפריט שמראה בדיוק מה השתנה (תוכן, עיצוב, מיקום, פרטי מארגן ועוד), ומציע ביטול שינויים (הטיוטה חוזרת להזמנה שהאורחים רואים, ושדות חיים כמו קיבולת ומחירים לא נוגעים בכלל) והיסטוריית גרסאות: כל פרסום שומר גרסה, אפשר לשחזר גרסה קודמת לטיוטה מאייקון השעון בסרגל, והיא עולה לאוויר רק בפרסום הבא. על אריח האירוע ברשימה מופיע שלט "שינויים שלא פורסמו", כך שאי אפשר לפספס שהאורחים עדיין רואים גרסה ישנה. חשוב: שדות תפעוליים (סגירת הרשמה, קיבולת, מחירים, סוגי כרטיסים) משפיעים מיד ולא מדליקים את השלט, כי האורחים כבר רואים אותם. טאב "תבניות" מסודר בשש קטגוריות (מסיבות, חגיגות ומשפחה, עסקי ומקצועי, הופעות ופסטיבלים, אונליין, חוויות וטיולים) עם 42 תבניות, כל אחת עם תמונה משלה; הגלריה נפתחת על הקטגוריה של נושא האירוע, ומילה בשם האירוע כמו "שקיעה" או "טכנו" מקפיצה את התבניות המתאימות ראשונות. כל התבניות פתוחות לכל אירוע, פרטי או עסקי, בכל מסלול, כולל החינמי. אפשר למדוד כל תבנית על ההזמנה ואז להחיל אותה. שמירת האירוע כתבנית משלכם היא כפתור קטן בכותרת "התבניות שלי".

בטאב אורחים כל אורח הוא כרטיס שנקרא לפי סדר החשיבות: ראשי תיבות ושם, מתחתיו מגדר וגיל, תגיות הסטטוס, ואז מה שהאורח כתב לכם כציטוט בולט. לחיצה בכל מקום על הכרטיס פותחת מגירה שבה ההודעה היא הבלוק הראשון, ואחריה פרטי הקשר, מה שמילאו בטופס, מאיפה הגיעו וציר זמן. ההודעה נכתבת גם בהרשמה חינם וגם בקופה של כרטיס בתשלום, והיא מופיעה גם ב"הודעות" כדי שתוכלו לענות עליה משם, וגם בכרטיס של אותו אדם ב"הקהל שלי". הצ'יפים של "מאיפה הגיעו הנרשמים" הם גם סינון: לחיצה על מקור מציגה רק את מי שהגיעו דרכו, ו"הצגת כולם" מחזירה את כולם. מסמנים שורות (התיבה בראש הטבלה מסמנת את כולן) כדי לאשר, לשלוח, לשייך למקור, לייצא או למחוק בבת אחת. בטאב אנליטיקס המשפך מסתיים ב"נרשמו" עם יחס המרה, ויש בדיוק שתי שורות מקורות: מאיפה ההרשמות ומאיפה הצפיות. בטאב הגדרות, "אזור רגיש" מסביר לפני כל פעולה מה בדיוק קורה: מי מקבל הודעה, באיזה ערוץ ומה קורה לכסף לפי אמצעי התשלום של האירוע, ו"מה האורחים יקראו" מציג את הודעת הביטול המדויקת.

הפרסום הראשון נחגג: ברגע שהאירוע עולה לאוויר נפתח חלון עם הקישור החי, כפתורי שיתוף (וואטסאפ, מייל, לינקדאין, העתקה), בחירת שפת הקישור כשההזמנה רב-לשונית, כפתור "צפייה בהזמנה" שפותח אותה כמו שהאורחים יראו, ודלת ל-QR ולשאר כלי השיתוף. שיניתם תאריך או מיקום באירוע חי? לפני הפרסום מופיע חלון קצר ואתם בוחרים: "פרסום ועדכון האורחים" שולח לכל מי שאישרו הגעה הודעת עדכון אוטומטית עם הפרטים החדשים, בשפת האירוע (SMS למי שאישרו קבלת הודעות, מייל לשאר), ו"פרסום בלי לעדכן" מפרסם בשקט, כדי שתעדכנו בעצמכם מטאב ההודעות כשמתאים לכם. שום הודעה לא נשלחת בלי שבחרתם. מי שרכשו כרטיס שומרים על אפשרות הביטול שלהם (עד 72 שעות לפני), והיא נמדדת מהתאריך החדש. תזכורות עתידיות עוברות לתאריך החדש לבד. וכשמבטלים אירוע, אפשר לצרף להודעת הביטול סיבה: בוחרים תבנית מוכנה (המצב הביטחוני, מחלה, מזג האוויר, נסיבות אישיות) או כותבים משפט קצר משלכם, והסיבה מצטרפת אחרי ההודעה הקבועה שמבטיחה לכל הרוכשים החזר מלא אוטומטי.

עיצוב ההזמנה

תמונת הרקע מגיעה מספריית תמונות (מאגר מוכן, חיפוש Unsplash במסלולים בתשלום, או ההעלאות שלכם), או מ"עיצוב עם AI" (ממסלול Starter): המערכת מזהה את פרטי האירוע ומתאימה את הציור לצבעי ההזמנה שבחרתם, לסוג האירוע ולשעה (אירוע ערב מקבל אווירת לילה), ומציגה את כל זה בשורת הקשר קטנה לפני היצירה. בוחרים גודל שמתאים לתבנית, לרוחב (3:2) לתבנית הרגילה או לאורך (2:3) לפריסות פוסטר ורקע מלא, כך ששום דבר לא נחתך, ועוד סגנון ציור (צילומי, מאויר, גרדיאנט או תלת-ממד) ואווירה. כל יצירה מחזירה שתי הצעות, "עוד הצעות" מוסיף עוד, המחיר בקרדיטים מוצג מראש, וכל תמונה שנוצרה נשמרת בספריית התמונות שלכם עם שם ברור. תמונה שמעלים או בוחרים מזוהה לפי היחס שלה: ריבוע (1080×1080), לרוחב (3:2), לאורך (2:3, 3:4 או 4:5) נכנסים בשלמותם בלי שום חלון חיתוך, ורק תמונה ביחס חריג (צילום 16:9 מהטלפון, למשל) פותחת חלון מיקום וחיתוך עם בחירת מסגרת (ריבוע, לרוחב, לאורך) וכפתור "להשתמש בתמונה המלאה". "עריכת מיקום" פותחת את החיתוך בכל רגע. התמונה מוצגת בשלמותה בכל מקום: בהזמנה, בתצוגה בעורך, באריחי האירועים ובתמונת השיתוף (קישור שמדביקים בוואטסאפ או בפייסבוק מקבל תמונת שיתוף שהמערכת מרכיבה סביב הפוסטר השלם, לעולם לא חיתוך שלו; התמונה נושאת את הלוגו של MyVisito למעלה, את התאריך, את המקום ואת כתובת האירוע, וכותרת ארוכה נשברת לשתיים או שלוש שורות במקום להיחתך, וכל שינוי שמפרסמים, תאריך, כותרת או תמונה, מחליף גם את תמונת השיתוף). הבחירה מהספרייה זמינה בכל מקום שבו בוחרים תמונה בעורך, ואפשר לערוך את המיקום של כל תמונה גם אחרי שנקבעה. מעבר לשש ערכות הבסיס יש גלריית תבניות עם תמונות אמיתיות: 24 תבניות, לכל אחת תמונה וצבעים משלה, מחולקות להזמנות לאירועים ולתבניות מקצועיות עם מכירת כרטיסים, וכל אריח הוא מיניאטורה אמיתית של ההזמנה. לחיצה על תבנית רק מודדת אותה על התצוגה המקדימה, ואז יש כפתור אחד, בדיוק כמו בכרטיסים: "אימוץ העיצוב" (צבעים, פונט ופריסה) או ביטול. התוכן שלכם לא נוגעים בו, ותמונה שהעליתם נשארת שלכם: תמונת הרקע של התבנית נכנסת רק אם עוד אין תמונה או אם הקודמת הגיעה מתבנית אחרת. יש גם שלוש פריסות (קלאסי, באנר עם הכותרת על התמונה, ופוסטר מלא שמציג את העיצוב שהעליתם בשלמותו עם הכותרת מתחתיו), וההזמנה תמיד עמודה אחת, גם במחשב, בדיוק כמו בטלפון. בנוסף בחירת צבעי רקע חופשית משלכם, בחירת צבע הדגשה, בחירת פונט לכותרת מפונטי הכרטיסים, וגלריית תמונות של עד שש תמונות שמופיעה בהזמנה. חשוב למעצבים ולמפיקים: התמונה שמעלים לעולם לא נחתכת, לא למעלה ולא למטה, גם בנייד וגם במחשב; הגודל המומלץ הוא 1080×1080 או 1080×1350. באירוע ציבורי התמונה מופיעה גם בפורמט רוחבי, בפיד האירועים ובמיילים, אז כדאי שהעיקר יהיה במרכז התמונה. בטאב "QR ושיתוף" יש תצוגה של "כך זה ייראה בשיתוף", בדיוק כמו שהלינק יופיע בוואטסאפ; אם לא העליתם תמונה, נוצרת תמונת שיתוף אוטומטית בעיצוב ההזמנה. לקוד ה-QR של האירוע יש בחירת לוגו כמו בכרטיסי הביקור: הלוגו של MyVisito, לוגו משלכם או קוד נקי בלי לוגו, במסלולים בתשלום. ההזמנה נראית אותו דבר לכל מי שפותח אותה, גם אם הטלפון שלו במצב כהה. ובמחשב? ההזמנה החיה מוצגת כפוסטר רחב: מסגרת מעוגלת שצפה על רקע כהה בצבעי ההזמנה, עם התמונה כרוחב מלא וכותרות גדולות יותר; בטלפון שום דבר לא משתנה.

שפות

כותבים את ההזמנה בשפה אחת ומוסיפים כל שפה מהרשימה (עברית, אנגלית, ספרדית, צרפתית, גרמנית, יפנית ועוד) בטאב "שפות" של עורך האירוע, הבית של כל ניהול השפות. הסעיף מסודר בשורות ברורות: שורת "שפת המקור" למעלה, ומתחתיה שורה לכל שפה שהוספתם עם המצב שלה במילים (מתורגם ומעודכן, עדיין לא תורגם, או "המקור השתנה" כשערכתם את שפת המקור אחרי התרגום) וכפתור "תרגום AI" מסומן. בחירת שפה בתפריט ההוספה מתרגמת אותה מיד עם AI: כל הטקסטים, כולל גוף ההזמנה על כל הבלוקים שלו, לוח הזמנים, השאלות בטופס, שמות סוגי הכרטיסים, הודעת התודה ומדיניות הביטולים. אפשר גם לערוך כל תרגום ידנית; שדה שרוקן מציג את שפת המקור. הסרת שפה מבקשת אישור ולא נוגעת בשפת המקור. המערכת שומרת שהתרגומים לא יישכחו: אם לוחצים "פרסום" כשיש שפה שחסרה או שהמקור שלה השתנה, מופיע חלון קצר שמציג בדיוק מה לא מעודכן ומציע לתרגם עכשיו או לפרסם בכל זאת. כשיש יותר משפה אחת, האורחים רואים כפתור שפה בראש דף ההזמנה (וגם בורר בתחתית הדף), ומי שהדפדפן שלו בשפה אחרת שההזמנה מציעה מקבל הצעה קטנה לעבור אליה בלחיצה אחת, בלי מעבר אוטומטי. לכל שפה יש כתובת משלה עם ?lang=, כך שבטאב שיתוף בוחרים "שפת הקישור" והקישור וה-QR נבנים בשפה שבחרתם, ושולחים לאורחים דוברי אנגלית את הקישור באנגלית; גם קישורי הזמנה אישיים לאורחים יכולים לשאת שפה. את שפת המקור עצמה מחליפים באותו טאב שפות, בכרטיס "שפת המקור של ההזמנה"; בחירת שפה שכבר יש לה תרגום מציעה החלפה חכמה, התרגום הופך לטקסט המקור והטקסט הקודם נשמר כתרגום. הטאב מציג גם "קישור לכל שפה": שורת קישור עם העתקה ופתיחה לכל שפה שההזמנה מציעה. שפות נוספות ותרגום עם AI זמינים במסלולים בתשלום. תזכורות במייל נשלחות בשפת האירוע הראשית.

QR והכרטיס

לכל אירוע יש קוד QR משלו להורדה, נוח להדפסה ולסטורי, והוא מתעדכן אוטומטית גם אם משנים את כתובת האירוע.

האירועים על כרטיס הביקור

בעורך הכרטיס, בדיאלוג "הוספת סקשן", יש אריח "האירועים שלי": סקשן שמסתנכרן אוטומטית עם האירועים שאתם מארגנים. מרגע שיש אירוע חי, הכרטיס מקבל טאב "אירועים" משלו מתחת לאייקוני הקשר, לצד "כרטיס" (ו"חנות" כשיש חנות): הסעיף המסונכרן הוא הטאב, וגם "ההופעות שלי" (אירועים שאתם מופיעים בהם) נכנס אליו. רשימת אירועים שכתבתם ידנית נשארת בטאב "כרטיס"; בטופס שלה יש כפתור אחד שמציג במקומה את האירועים שלכם. כל אירוע עסקי שעולה לאוויר מופיע בכרטיס מעצמו, עם התמונה, התאריך, המקום וקישור להזמנה, ויורד מהכרטיס כשהוא מבוטל או חוזר לטיוטה, בלי לפרסם את הכרטיס מחדש. ליד כל אירוע יש מתג הצגה או הסתרה (וגם "הצגת הכל" ו"הסתרת הכל"), כך שבוחרים בדיוק אילו אירועים הכרטיס מציג. אירוע במצב אישור הגעה לא מופיע בכרטיס כברירת מחדל, אבל אפשר להחליט להציג אותו: בהדלקת המתג נשאלת שאלה אחת, פעם אחת לכל אירוע, כי הכרטיס פתוח לכל מי שמקבל את הכתובת ולכן ההזמנה, כולל התאריך והכתובת, תיראה לכל מי שנכנס. מה שלא משתנה: האירוע לא נכנס לגוגל ולא מוכר כרטיסים. אירוע בטיוטה לא מקבל מתג בכלל, כי הוא עוד לא באוויר ואין לו כתובת להציג. כרטיס עם אירועים חיים מקבל גם כפתור "אירועים" בתפריט התחתון, כמו כפתור החנות, שפותח את רשימת האירועים הפעילים, ואפשר גם להעביר את הסקשן כך שיחיה רק שם. אירוע שהסתיים יורד מהכרטיס אוטומטית ברגע ששעת הסיום שלו עוברת (בהגדרות התצוגה של הסקשן אפשר לבחור להשאיר אירועים שעברו באפור, כהיסטוריה), ובעורך אירועים שעברו מסומנים בתגית "עבר" ומקובצים אחרי הקרובים. על הכרטיס האירועים מסודרים תמיד לפי תאריך, הקרוב ראשון, וכשיש שלושה אירועים קרובים ומעלה הסקשן מוצג מעצמו כקרוסלת פוסטרים עם חצים עדינים, כדי שרשימה ארוכה לא תעמיס על הכרטיס. בהגדרות התצוגה אפשר לקבוע רשימה או פוסטרים באופן קבוע, והבחירה הזו גוברת תמיד.

אישורי הגעה

המוזמנים עונים בשתי לחיצות: מגיעים או לא מגיעים (בלי "אולי", למארגן צריך תשובה ברורה). לכל מוזמן ברשימה יש קישור אישי (מעתיקים אותו מתפריט השורה של האורח, והוא גם מה שנשלח בהזמנות, בתזכורות ובכפתור הוואטסאפ): מי שפותחים אותו מקבלים ברכה בשם ("שלום דנה, קיבלתם הזמנה אישית"), רואים את הפרטים שכבר שמורים כסיכום קצר עם כפתור עריכה, ועונים בלחיצה אחת, בלי למלא כלום. כפתור "לא מגיעים" מופיע רק למי שקיבלו קישור אישי, או למי שכבר ענו ורוצים לשנות תשובה: בקישור ששיתפתם באופן כללי מופיע רק כפתור אישור הגעה, כי אף אחד לא פותח קישור פתוח כדי להגיד שהוא לא מגיע. וביטול הגעה תמיד קל: למוזמנים מזוהים אין מה למלא, ומכל אחד אחר מבקשים רק שם. באירוע שהתמלא הטופס נשאר: "מגיעים" מנוטרל עם הסבר, אבל עדיין אפשר לבטל הגעה או להקטין כמות, וזה בדיוק מה שמפנה מקומות. השורה הקטנה מעל שם האירוע ("הנכם מוזמנים", ובחתונה "בשמחה רבה, הנכם מוזמנים") נקבעת לפי סוג האירוע, ואפשר לשנות אותה. בעורך, בלשונית עורך תוכן, בסעיף פרטי האירוע, השדה השורה מעל השם נמצא ממש מעל שם האירוע, ולחיצה על השורה בתצוגה המקדימה מביאה אליו ישר. כותבים נוסח משלכם, או משאירים את השדה ריק ואז לא תופיע שורה; הקישור חזרה לנוסח המקורי מחזיר אותה. בתחתית ההזמנה יש גם כפתור "שיתוף ההזמנה" שפותח דיאלוג שיתוף אמיתי: שם האירוע והתאריך למעלה ושורת ערוצים צבעונית - העתקת קישור, WhatsApp, Telegram, אימייל, פייסבוק, Messenger (בטלפון), X, LinkedIn ושיתוף המכשיר - וכולם מעבירים תמיד את הכתובת הנקייה של האירוע (אף פעם לא את הקישור האישי). ובכל אירוע חי, גם פרטי, יש בהזמנה "הודעה למארגנים": פנייה שנכנסת ישר לתיבת ההודעות שלכם ולקהל האירוע, עם התראה בפעמון ובמייל, והפונים מקבלים מייל אישור. ובאירועי כרטיסים אפשר גם סוג כרטיס בחינם (מחיר 0): הרשמה חופשית עם מקום שמור וכרטיס QR אישי לכל משתתף, בלי תשלום בכלל. שימו לב שזה מסלול אחר מאישורי הגעה: באירוע כרטיסים, גם חינמי, אין כפתור "לא מגיעים" ואין "שינוי התשובה". מי שנרשמו רואים "עדכון הפרטים" (מתקן את ההרשמה הקיימת, בשקט, בלי התראה נוספת אליכם) ו"יצירת קשר עם המארגנים" לשאלות, ומי שלא יכולים להגיע כותבים לכם ואתם מפנים את המקום מרשימת האורחים. מי שאישר רואה מיד אישור עם כפתור בולט "הכרטיס האישי שלי", שפותח עמוד כרטיס אישי עם קוד ה-QR (הכרטיס גם מגיע במייל האישור); מתחת לשם מופיעים בקטן הטלפון והאימייל שאיתם נרשמו, וכשההרשמה כוללת עוד אנשים בלי פרטים משלהם מופיע ליד השם "+N" (ואם ביקשתם שמות למלווים, גם השמות), וביום האירוע פותחים מרשימת האורחים את מסך "סריקת ברקוד בכניסה" בנייד. הסריקה עובדת בקצב של כפתור: לוחצים על "סריקת כרטיס", המצלמה נפתחת, וברגע שקוד מזוהה הכניסה נרשמת מיד, המצלמה נסגרת ומופיע כרטיס תוצאה: כותרת ירוקה "הכניסה אושרה" עם כל מה שהאורחים מילאו (שם מלא, תעודת זהות, טלפון, אימייל, כמות אנשים וסטטוס תשלום) ו"ביטול כניסה" לטעות (ביטול כניסה מבקש אישור ובחירת סיבה, כי הכרטיס חוזר להיות תקף לסריקה, והסיבה נשמרת ביומן הסריקות); כותרת כתומה "הכרטיס הזה כבר נסרק" עם השעה ושם הסורק שהכניסו קודם; כותרת כתומה "ההגעה בוטלה מראש" (או "ברשימת המתנה") עם כפתור "להכניס בכל זאת", כי ההחלטה על מי שביטלו והגיעו היא של מי שעומדים בכניסה; וכותרת אדומה "לא להכניס" לכרטיס שבוטל וכספו הוחזר, להרשמה שעדיין ממתינה לאישורכם או להרשמה שנדחתה. "לסריקה הבאה" פותחת שוב את המצלמה, ו"עצירת הסריקה" (אדום) סוגרת אותה. אנשים מגיעים בלי סדר, ואף אחד לא מחפש ברשימה בדלת. מי שמעדיפים לבדוק תעודה מזהה לפני הכניסה מפעילים את המתג "בדיקת תעודה לפני כניסה" בטאב הצ'ק-אין של האירוע (הגדרה של המארגן, כבויה כברירת מחדל): אז בכל מכשיר סריקה מופיע כרטיס אימות עם הנחיה לבדוק שהפרטים תואמים לתעודה, מעל כפתור הסריקה מופיעה הנחיה קבועה לצוות, ורק לחיצה על "אישור כניסה" מכניסה. למעלה שני מונים חיים - נכנסו וטרם נכנסו - שהם גם כפתורי סינון (לחיצה מסננת את הרשימה), עם "N הרשמות" מתחת כשמספר האנשים שונה ממספר ההרשמות, ושורת סך הכול; אחרי שהאירוע נגמר "טרם נכנסו" הופך ל"לא הגיעו". מתחת רשימת האורחים המלאה: חיפוש, מקטעים לפי נכנסו / טרם נכנסו / לא צפויים (ממתינים, נדחו ולא מגיעים), שורה לכל אורח שאומרת בדיוק מה קרה ("נכנסו 19:24 · סריקה · שם הסורק"), לחיצה על שורה פותחת את כל הפרטים (גיל, טלפון, אימייל, תעודת זהות, אינסטגרם) עם כפתור הכניסה, ואישור כניסה ידני כשקוד לא נסרק. מישהו הגיע בלי להירשם? "הוספת אורח שהגיע בלי הרשמה" בתחתית הרשימה רושם אותו כנכנס: הוא נספר בנכנסים ובסטטיסטיקה, לא בנרשמים. ולאורח עצמו, אחרי הסריקה עמוד הכרטיס האישי שלו מציג פס ירוק "נכנסתם!" עם ברכה לפי סוג האירוע. המונים מתעדכנים מיד אחרי כל סריקה, בכל המסכים, כולל טאב הסריקה שבעורך ורשימת האורחים. בכרטיס האימות מופיע גם סוג הכרטיס של האורחים באופן בולט (למשל "2× VIP") והתגית שהצמדתם להם (אמנים, צוות, עיתונות), מעל המונים פס התקדמות מתמלא עם כל כניסה, ושורה שקטה סופרת כמה נכנסו וכמה נדחו במכשיר הזה. במצב בדיקת תעודה יש ליד "אישור כניסה" גם כפתור "דחייה" מפורש למקרה שהפרטים לא תואמים (כסף לא זז בדלת - החזרים נשארים בלשונית האורחים), ואם המצלמה לא זמינה, הדבקת הקישור האישי או קישור הכרטיס בשדה החיפוש קופצת ישר לכרטיס האימות. כל החלטת דלת נרשמת ביומן סריקות, ובלשונית הנתונים של האירוע מחכה בלוק "כניסות בשטח": כמה נכנסו, כמה סריקות כפולות, כמה נדחו, גרף כניסות לפי שעות (מתי הדלת הייתה עמוסה - גם ניתוח אחרי האירוע), פירוק לפי סורקים וכמה נסרקו מכל סוג כרטיס. וגם רשימת האורחים עצמה התחזקה: שדה חיפוש חופשי מעל הטבלה, עריכת פרטי אורח מתפריט השורה (כולל תיקון טלפון או שם), תגית לכל אורח עם צ'יפים מוכנים, סימון הגעה ידני ישר מהטבלה, "שליחת כרטיס" ששולחת שוב את הכרטיס לפרטים השמורים ו"הצגת כרטיס" שפותחת את עמוד הכרטיס של האורח. ומי שסורק קוד של אורח עם מצלמת הטלפון הרגילה מגיע לעמוד ההזמנה: במכשיר שכבר שימש לסריקה מופיע שם כפתור צף שקופץ ישר לכרטיס האימות של אותו אורח. לא חייבים לעמוד בכניסה לבד: במסך הסריקה עצמו יש "מי סורק בכניסה" - כותבים שם, הקישור האישי נוצר ומועתק, ושולחים אותו בוואטסאפ למי שעומדים בכניסה; ובטאב "סריקת ברקוד" של האירוע מוסיפים צוות סריקה בטבלה עם שם לכל אחד, וההזמנה עם הקישור האישי נשלחת מיד ב-SMS ובמייל יחד, לפי הפרטים שהוזנו, עם דיווח כן על מה שנשלח ומה נכשל וכפתור וואטסאפ מהיר להשלמה; אפשר גם טלגרם, שליחה חוזרת, עריכת פרטים של איש צוות (הקישור לא משתנה) ושליחה מרוכזת לכמה חברי צוות שסימנתם יחד, וכל שליחה נשמרת ביומן הזמנות על השורה. מי שקיבלו את ההזמנה רואים את פרטי האירוע, מאשרים, ומקבלים את מסך הסריקה בטלפון שלהם בלי חשבון ובלי התחברות. כל כניסה נרשמת על שם הסורק, כמה אנשים יכולים לסרוק במקביל בכמה כניסות (המכשירים מסתנכרנים, וכרטיס שנסרק בדלת אחת יציג "כבר נכנסו" בדלת השנייה), ואפשר לבטל כל קישור ברגע. הקישור האישי הלך לאיבוד? אנשי הצוות לא נתקעים בכניסה: בתחתית עמוד ההזמנה יש קישור שקט "כניסת צוות" (מגיעים אליו גם מסריקת ברקוד של כל אורח), מקלידים שם את האימייל או הטלפון שאיתם צורפו לצוות ומקבלים קוד חד-פעמי, או מזינים קוד כניסה קבוע שהמארגן יצר ושלח מראש. אחרי זיהוי אחד הדפדפן זוכר אותם 90 יום, כך שגם סגירת דפדפן בטעות לא מפילה את הדלת. ומי שבכלל לא נוסף לצוות? משאירים שם ופרטי זיהוי, ולמארגן קופצת התראה באפליקציה ובאימייל עם כפתור אישור בלחיצה אחת, כמו בקשת גישה ב-Google Drive: ברגע האישור המסך אצל המבקשים מתרענן לבד והם מתחילים לסרוק. וגם אם שכחתם לחלק את הקישור: כמה שעות לפני תחילת האירוע, אם עוד לא נשלח קישור סורק לאף אחד, מגיעה תזכורת אחת בפעמון ובמייל שמובילה ישר לטאב הסריקה, וכרטיס האירוע החי בדשבורד מציג את אותו רמז כבר מהיום שלפני. אפשר לשאול כמה אנשים מגיעים, ואז הספירה היא של אנשים ולא של תשובות, כך שמשפחה אחת נספרת נכון. אפשר לקבוע מספר מקומות, ואז ההרשמה נסגרת לבד כשהוא מתמלא, ואפשר לקבוע תאריך אחרון לאישור. מבקשים פרופיל ברשת חברתית (פייסבוק, אינסטגרם או לינקדאין)? המערכת מנקה את מה שהאורחים מקלידים (קישור מלא הופך לשם משתמש, אותיות גדולות ושטרודל מתוקנים), לא מקבלת שם משתמש עם רווח או תווים לא חוקיים, ומציגה ליד שם תקין קישור "לבדיקה: פתיחת הפרופיל" כדי שהאורחים יוודאו שזה הפרופיל שלהם. באירועי אישורי הגעה, בהגדרת "מלווים" בטופס ההרשמה בוחרים מה לבקש על מי שמגיעים יחד עם הנרשמים: רק כמה אנשים, שם מלא לכל מלווה, או כל הפרטים לכל מלווה (אותם שדות שהפעלתם). המלווים מופיעים בכרטיס האורח, בצ'ק-אין ובייצוא. באירוע כרטיסים אין "מגיעים +1" בלי פרטים: מי שלוקח כמה כרטיסים ממלא את אותם השדות עבור כל אחד מהמגיעים, וכל אחד נהיה הרשמה משלו ברשימת האורחים (עם הסימון "נרשמו יחד עם"), עם כרטיס, ברקוד ואישור משלו במייל ובהודעה, ואישור נפרד אם ההרשמה מותנית באישור; טלפון או אימייל שחוזרים בתוך הקבוצה נדחים. הרשמה ותיקה שעדיין אומרת "+N" מסומנת בכתום "חסרים פרטים של N משתתפים", ומכרטיס האורח שולחים "לבקש את פרטי המשתתפים": הנרשמים פותחים את הקישור האישי, ממלאים את כולם, וההרשמה מתפצלת. כשמוכרים כרטיסים, "מקסימום להזמנה" של הכרטיס הוא המקסימום שאורח יכול לסמן בהרשמה אחת, גם בכרטיס חינם.

צוות האירוע ולינקים למעקב

אירוע גדול לא מארגנים לבד. בטאב "צוות" שבעורך האירוע מזמינים חברי צוות בארבעה תפקידים: שותפ/ה (האירוע מופיע אצלם ב"ניהול אירועים" ובדשבורד בדיוק כמו אצלכם, אותו כרטיס אירוע עם הבאנר, מי נרשם, צפיות וכספים, וכל טאבי העורך פתוחים להם; רק שלושה דברים נשארים אצלכם: פרסום, ביטול ומחיקה של האירוע, הגדרות התשלום, וניהול הצוות. שינוי בהגדרות התשלום, כמו מחיר או אמצעי גבייה, נעשה דרך "בקשת שינוי" בטאב הכספים, נכנס לתוקף רק אחרי אישור מפורש שלכם, ושליחת בקשה דורשת טלפון מאומת), ניהול (עורכים את התוכן, מנהלים אורחים וסריקה בכניסה, בלי גישה להגדרות כסף, פרסום או מחיקה), שיווק והפצה (מקבלים לינק אישי למעקב), וסריקה בכניסה. ההזמנה נשלחת בוואטסאפ, במייל ממותג, ב-SMS או בלינק מועתק, וכשמקלידים טלפון או אימייל בדיאלוג ההזמנה המערכת בודקת מיד שהם תקינים ואומרת אם יש כבר חשבון MyVisito עם הפרטים האלה (ואז ההזמנה תתחבר אליו) או שהלינק יוביל להרשמה חינם. אחרי השליחה, שורת חבר הצוות מראה לאן ההזמנה יצאה (הטלפון והמייל שהוקלדו), באיזה ערוץ ומתי, ומה קרה איתה: SMS שנמסר או לא נמסר, מייל שנמסר או נפתח, והרגע שבו הלינק נפתח. טעיתם במספר? "תיקון פרטים" על השורה פותח את הפרטים לעריכה, ו"שמירה ושליחה מחדש" מבטלת את הלינק הישן (מי שקיבל אותו בטעות לא יוכל להיכנס) ושולחת לינק חדש. "ביטול ההזמנה" מבטל את הגישה לגמרי, בכל ערוץ, מיד. מי שמקבלים אותה מתחברים עם חשבון MyVisito חינמי (מי שכבר יש להם חשבון מצורפים אוטומטית ברגע שהם פותחים את הלינק מחוברים), ואצל משווק/ת וסורק/ת האירוע מופיע תחת "אירועים שאני בצוות" עם עמוד אישי: הלינק שלהם, הנתונים שלהם בלבד, והעמלה שסוכמה איתם (שותפ/ה ומנהל/ת מקבלים את כרטיס האירוע המלא ברשימת האירועים שלהם). עמלה מגדירים לכל חבר צוות בנפרד, אחוז מהמכירות או סכום קבוע לכרטיס, והיא שקופה לשני הצדדים ומחושבת מהמכירות שהגיעו דרך הלינק האישי, בניכוי החזרים. חשוב לדעת: התשלומים על כרטיסים נכנסים תמיד לחשבון המחובר של מארגני האירוע, והעברת העמלות לחברי הצוות היא ביניכם, המערכת מחשבת ומציגה, אתם מסדרים את התשלום. באותו טאב יוצרים גם לינקים למעקב בלי להזמין אף אחד: כותבים שם לכל לינק (למשל שם של קבוצת וואטסאפ או ערוץ פרסום) או פשוט בוחרים כמה לינקים ליצור והם נולדים ממוספרים אוטומטית, אפשר עד 25 בבת אחת, והכתובת תמיד קצרה (שם האירוע ואחריו שם הלינק), אפשר לשייך לינק לחבר צוות (ביצירה או אחר כך, והמספרים שלו נספרים בדוח האישי של אותו חבר צוות), שולחים, ורואים על כל לינק כמה צפיות, הרשמות, מכירות והכנסות הגיעו דרכו, כמה נכנסו בפועל בדלת (המספר שסוגרים איתו דיל עם DJ או מקדם) ואיזה אחוז המרה.

לינק עם הרשמות מציג "הצגת הנרשמים": לחיצה פותחת את טאב האורחים מסונן על הלינק. ובכיוון ההפוך, מסמנים אורחים בטאב אורחים ובוחרים "שיוך למקור" כדי לזקוף אותם לחבר/ת צוות או ללינק (הסטטיסטיקה והעמלה עוקבות אחרי השיוך; רק מנהלי הסביבה יכולים).

ומה ההבדל מול מסלולי Teams? צוות אירוע הוא עזרה לאירוע ספציפי, בלי גישה לכסף ולהגדרות רגישות. מסלול Teams הוא חברה אחת: לצוות הקבוע יש גישה מלאה לכל האירועים, הכרטיסים, החנות והקהל המשותף, ממקום אחד.

תזכורות

לתזכורות יש טאב משלהן בעורך, וכל תזכורת בו עונה במבט אחד על ארבע שאלות. מתי: שני שדות, יום ושעה. את היום בוחרים מרשימה (שבוע לפני, שלושה ימים, יומיים, יום לפני, כמה שעות לפני, או "תאריך אחר" לתאריך מדויק), ואת השעה כותבים בשדה השעה, שמגיע ממולא בשעת האירוע עצמו ואפשר לשנות אותו בכל שורה; "כמה שעות לפני" נספר משעת ההתחלה, אז השעה שלו מוצגת ולא נערכת. הכל לפי אזור הזמן של האירוע, ובכל מקרה השורה מציגה את המועד המחושב, למשל "יום ג׳ 12 בספט׳, 10:00", כך שאין ניחושים. למי: באירוע אישורי הגעה, מי שאישרו הגעה או מי שעדיין לא ענו; באירוע כרטיסים הניסוח מדבר בשפת כרטיסים, למי שרכשו כרטיס או למוזמנים שטרם רכשו, ומתחת לבחירה מופיעה שורה שמסבירה בדיוק מי נכלל. איך: מייל (בלי עלות), מייל + SMS, או SMS בלבד; SMS מופיע כשיש בחשבון יתרת יחידות SMS מחבילה שנרכשה, ואחרת מוצג צ׳יפ נעול. מה קורה: שורת "למי זה יגיע" אומרת כמה ממתינים, כמה יקבלו במייל, כמה ב-SMS ובכמה יחידות זה יעלה, כמה לא ניתן להגיע אליהם וכמה כבר קיבלו, עם צ׳יפ סטטוס (מתוזמנת, יוצאת בדקות הקרובות, נשלחה חלקית, נשלחה). המייל של התזכורת הוא הכרטיס עצמו: הקאבר של האירוע, "מתראים מחר" והשם של האירוע, פנייה אישית בשם, מתי ואיפה (עם קישור ניווט), קטע מהתיאור, ולמי שאישרו הגעה גם הכרטיס האישי שלהם עם קוד ה-QR לכניסה וסוג הכרטיס, יחד עם הזמנה ליומן; מי שעדיין לא ענו מקבלים את הקאבר, הפרטים וכפתור אישור הגעה; באירוע כרטיסים, מי שהוזמנו וטרם רכשו מקבלים מייל בנוסח "הכרטיסים עדיין זמינים" עם כפתור רכישה. לכל תזכורת יש תצוגה מקדימה (המייל האמיתי, עם דוגמת QR ושם לדוגמה, וטקסט ה-SMS האמיתי עם עלות ה-SMS ביחידות) ושליחה עכשיו: שולחת מיד לכל מי שעדיין לא קיבל, בקבוצות עם פס התקדמות חי, ואף אחד לא מקבל פעמיים; אם חסרות יחידות, מוצעת חבילה. מתחת לרשימה, יומן שליחות מציג כל תזכורת שיצאה: אורח, תזכורת, ערוץ, סטטוס מסירה ויחידות (מייל תמיד חינם), עם סינון לפי תזכורת; גם מי שהמערכת דילגה עליהם בכוונה מופיעים שם עם הסיבה, למשל מי שנרשמו אחרי מועד התזכורת (הם הרגע קיבלו אישור, אין צורך להזכיר) או מי שביקשו לא לקבל הודעות, כך שכל אורח מוסבר. מתפריט השורה של אורח ברשימת האורחים אפשר לשלוח תזכורת לאורח אחד. תזכורות אוטומטיות יוצאות תוך רבע שעה מהמועד שנבחר, עד חמש תזכורות לאירוע. אירוע חדש מתחיל בלי תזכורות: מוסיפים בלחיצה מהצ׳יפים המהירים, או עם "הוספה חכמה" שמוסיפה סט מתאים למרחק של האירוע. המערכת מציעה רק מועדים שעוד אפשריים, כך שאירוע שמתקיים היום לא יציע "שלושה ימים לפני"; וכל תזכורת צמודה לאירוע, כך ששינוי תאריך האירוע מזיז אותה איתו, ומי שכבר קיבלו תזכורת יקבלו אותה שוב למועד החדש כשהאירוע נדחה. תזכורת שהמועד שלה כבר עבר מסומנת "המועד עבר" עם כפתור עדכון למועד קרוב, והיא לא תישלח מעצמה. כשבוחרים ערוץ עם SMS, המערכת בודקת אם יתרת היחידות מספיקה לאירוע מלא (לפי כמות המקומות, עם רזרבה של 10%) ומציעה לרכוש חבילה או לעבור למייל בלבד כשהיא לא. כדאי להשאיר את האימייל כשדה חובה בטופס ההרשמה (ברירת המחדל), ואם מורידים אותו, הטאב מציג אזהרה. SMS אוטומטי (עם שם השולח MyVisito) נשלח רק למי שהשאיר טלפון בטופס אישור ההגעה בעצמו; למי שלא ענה בכלל שולחים בוואטסאפ בלחיצה מרשימת המוזמנים, כשההודעה כבר מוכנה, וזה עובד בכל מסלול. התזכורות האוטומטיות עצמן זמינות בכל מסלול בתשלום, מ-Starter ומעלה; במסלול החינמי הטאב מציג כרטיס נעול, ותזכורות שהוגדרו יתחילו לצאת ברגע שהמסלול נפתח.

אירוע שהסתיים

שעת סיום ומיקום הם חובה לפרסום: כך המערכת יודעת בדיוק מתי האירוע נגמר (אם המקום עוד לא סגור, מסמנים "המיקום יפורסם בהמשך" וההזמנה אומרת את זה בכבוד). אחרי שעת הסיום האירוע מוצג כ"הסתיים", בעורך וברשימת האירועים (תחת "הסתיימו"), והעריכה ננעלת, אין טעם לשנות הזמנה שכבר עברה. שתי דרכים קדימה: "שכפול לאירוע חדש", שמעתיק את כל העיצוב, התוכן, סוגי הכרטיסים וקודי ההנחה (עם ספירת מימושים מאופסת), מאפס אורחים, נתונים והכנסות, ומקפיץ את התאריך לאותו יום בשבוע הקרוב (ככה מריצים אירוע שחוזר כל שבוע, לכל מופע סטטיסטיקה משלו), או ביטול פרסום, שמחזיר את האירוע לטיוטה שאפשר לערוך. האורחים, ההודעות, הנתונים והכספים של אירוע שהסתיים נשארים זמינים כרגיל.

הבוקר שאחרי: סיכום האירוע

בבוקר שאחרי סיום האירוע (בסביבות 09:00, לפי אזור הזמן של האירוע) מגיעים פעמון ומייל עם דוח סיכום, וטאב הסקירה של האירוע הופך למסך סיכום: כמה נרשמו, כמה נכנסו בפועל, כמה לא הגיעו, צפיות בהזמנה, אחוז ההמרה מצפייה להרשמה, הכנסות, וכרטיסים בתשלום מול חינם. במסלולים הגבוהים הדוח כולל גם מקורות תנועה, קהל חוזר מול חדש (מול האירועים הקודמים שלכם), מימושי קופונים, לחיצות על ההטבה שאחרי ההרשמה, ופילוח גיל ומגדר כשהטופס אסף אותם. שורה שהמסלול לא כולל מוצגת נעולה, ובמסלול חינם מוצגת טעימה בלבד ולא נשלח מייל.

שינוי תאריך אחרי שיש נרשמים

דחיתם את האירוע? כשמשנים את התאריך אחרי שכבר קיימים כרטיסים, קופונים או מועדי סיום, המערכת מציעה בלחיצה אחת "להזיז הכול יחד עם האירוע": חלונות מכירה, מועדי כניסה, תוקף קופונים, מועד אישורי ההגעה והודעות מתוזמנות זזים כולם באותו מרחק, והתזכורות ממילא צמודות לאירוע ועוברות איתו. מעדיפים ידנית? כל שדה שכבר לא מסתדר עם התאריך החדש מקבל סימן כתום שמקפיץ אליו, והפרסום מבקש אישור מפורש אחד, בלי לחסום. ופרסום שינוי תאריך באירוע חי תמיד שואל אם להודיע לאורחים שאישרו.

חשיפה בקהילה ובגוגל

אירוע שמסמנים בו "גלוי בחיפוש" (האפשרות נפתחת עם הפעלת מכירת כרטיסים) עובר בדיקת תוכן אוטומטית קצרה: תוכן תקין מאושר תוך דקות, ומקרה גבולי ממתין לבדיקה אנושית. את הסטטוס רואים ליד המתג בהגדרות האירוע. אירוע מאושר מקבל הפצה אמיתית: גוגל, מדף "מהקהילה של MyVisito" בפיד גילוי האירועים באפליקציה, ולוח האירועים הפומבי בכתובת myvisito.com/events, שמציג את אירועי הקהילה בראש העמוד, לצד אירועים נבחרים מרחבי הרשת. ההזמנה מציגה גם אזור מארגן מעוצב: תמונה או לוגו (או שניהם), שם, שורת "אודות המארגן", כפתורי פנייה (וואטסאפ, שדולק כברירת מחדל באירוע חדש ונפתח עם הודעה מוכנה בשפת ההזמנה, אפשר להתאים את הנוסח; כפתור התקשרות מופיע רק כשמכבים את הוואטסאפ, כי מארגנים מעדיפים הודעות; אימייל שנפתח עם שם האירוע בנושא; קישור לכרטיס הביקור) וגם קישורים לרשתות החברתיות שלכם (אינסטגרם, פייסבוק, טיקטוק, יוטיוב, טלגרם, X, לינקדאין). הכל מוגדר בלשונית "מארגן" של האירוע: כברירת מחדל הכרטיס הראשי מייצג אתכם, אפשר לבחור כל כרטיס מפורסם אחר או "בלי כרטיס", והשם והתמונה נלקחים מהכרטיס אוטומטית כדי לא להזין פעמיים (שם שהוקלד או תמונה שהועלתה תמיד גוברים). פרטי מארגן הם תנאי לפרסום: אימייל או טלפון לשירות לקוחות, לפחות אחד מהם, חובה. מה שמילאתם נשמר אוטומטית בפרופיל המארגן שהאירוע מקושר אליו, וכל אירוע חדש נולד ממולא מראש מהפרופיל שמסומן כברירת מחדל, כך שלא מזינים את אותם פרטים פעמיים. מארגנים עם כמה כובעים שומרים כמה פרופילים: בראש "זהות המארגן" יש בורר פרופיל, "שמירה כפרופיל חדש" שומרת את הזהות הנוכחית בשם משלה, ומהתפריט אפשר לשנות שם, להגדיר ברירת מחדל או למחוק (מחיקה רק מנתקת, הפרטים באירוע נשארים). בחירת "בלי כרטיס ביקור" עם שדות ריקים פשוט לא מציגה אזור מארגן, וכפתורי הקשר נשארים. בתחתית ההזמנה יש גם "עוד אירועים מהמארגנים", הצעה שקטה לאירועים הפעילים הבאים שלכם; היא דולקת כברירת מחדל ואפשר לכבות אותה לכל אירוע בלשונית מארגן, עם תצוגה מקדימה שמראה בדיוק איך זה נראה. גם באירוע פרטי עם אישורי הגעה אפשר להציג את פרטי המארגן: הם מופיעים רק אם מילאתם שם או בחרתם כרטיס, ושום פרט שלא מילאתם לא נחשף. מעל הכותרת ההזמנה כותבת "מוצג על ידי" עם שם המותג שלכם (שדה בטאב מארגן, מעל שם המארגן; הוא מקושר לכרטיס הביקור כשכרטיס מקושר), ובאזור המארגן יש כפתור אחד, "פנייה למארגנים", שפותח חלון עם שם המותג, שם המארגן, דוא"ל וטלפון, כפתורי וואטסאפ, מייל וכרטיס, ובאירוע שגובה כסף גם השם החוקי, מספר העוסק והכתובת של המוכר האחראי, שחוק הגנת הצרכן מחייב להציג לפני רכישה (באירוע חינמי או פרטי אין בלוק כזה). בתוך החלון, "שליחת הודעה למארגנים" פותח את טופס ההודעה: האורחים בוחרים נושא (שאלה על האירוע, ביטול כרטיס, העברת כרטיס, תשלום וקבלה או אחר) והנושא ממלא תבנית הודעה מוכנה שאפשר לערוך; יש שדה למספר הזמנה או ת.ז., וטלפון ומייל שניהם חובה, כדי שתמיד תוכלו לחזור לפונים. ההודעה מגיעה אליכם למסך ההודעות עם הנושא בראש השורה ולקהל שלי (תחת אורחי אירועים), עם התראה בפעמון, במייל ובוואטסאפ, והשולחים מקבלים מייל אישור עם העתק של ההודעה שלהם. דחייה אף פעם לא מורידה את ההזמנה מהאוויר; היא רק לא מקודמת. אירוע במצב אישורי הגעה בלבד לעולם לא נחשף בשום מקום. כל אירוע נולד פרטי לגוגל, ובמסך ניהול האירועים רואים את זה שחור על גבי לבן: על כל אירוע יש תווית "פרטי", "בבדיקה לגוגל" או "מופיע בגוגל", מהתפריט של כל אירוע משנים חשיפה ביחיד, ובסימון כמה אירועים יחד אפשר להסתיר או לחשוף את כולם בבת אחת (וגם "השהיה" שמורידה את הדף מהאוויר בלי הודעות ובלי החזרים, בשונה מביטול). כשמסתירים אירוע שהיה חשוף, המערכת גם מעדכנת את מנועי החיפוש כדי שיירד מהר. אפשר גם לקבוע גיל מינימלי לאורחים (כשתאריך הלידה נשאל בטופס, הגיל נבדק לפיו וללא שאלת אישור נפרדת; בלי תאריך לידה, האורחים מסמנים שהם בגיל המתאים) ומדיניות ביטול והחזרים לכרטיסים בתשלום, שמוצגת בדף ובעמוד התשלום.

קידום האירוע

באירוע מקצועי אפשר לחבר להזמנה מדידה משלכם, בטאב "קידום + לינקים" (שם גרים כל כלי הקידום): פיקסל פייסבוק, פיקסל טיקטוק ו-Google Analytics. הפיקסלים מדווחים צפייה בדף וגם המרות אמיתיות: שליחת אישור הגעה נרשמת כליד, ולחיצה על רכישת כרטיסים כתחילת רכישה, כך שאפשר להריץ קמפיינים ולראות תוצאות אמת בחשבון הפרסום שלכם. באירועי כרטיסים אפשר להוסיף גם טוקן של Meta Conversions API, ואז כל רכישה מדווחת לפייסבוק ישירות מהשרת. יחד עם הלינקים עם המעקב ושורת הקמפיינים בטאב "נתונים", זה כל מה שצריך כדי לפרסם אירוע ולדעת מה באמת עובד.

ביטולים, החזרים ומה קורה עם הכסף

לפני מכירת הכרטיס הראשון המערכת מבקשת שני דברים, פעם אחת: אישור קצר של תנאי המארגנים (אתם המוכרים של הכרטיסים, והאחריות על האירוע, על הרישיונות ועל הכחשות עסקה היא שלכם) וכתיבת מדיניות ביטולים לאירוע. בלי מדיניות ביטולים אי אפשר למכור, כי הלקוחות רואים אותה בהזמנה ושוב בעמוד התשלום, תמיד לצד הרצפה החוקית: אפשר לבקש ביטול כרטיס עד 72 שעות לפני האירוע, וזכויות צרכניות שבחוק נשמרות תמיד.

כל מי שקונה כרטיס מקבל מייל אישור ממותג עם קישור לעמוד הזמנה אישי. משם הלקוחות כותבים לכם ושולחים בקשת ביטול; עונים לבקשה בתוך 7 ימים, ובקשה בתוך הזכות החוקית שלא נענתה מאושרת אוטומטית והכסף חוזר. כרטיס שהוחזר משחרר את המקום שלו אוטומטית, והמכירה נפתחת מחדש אם האירוע היה מלא.

רוצים לבטל רק חלק מהזמנה? אפשר. מי שקנו שלושה כרטיסים ורוצים לבטל אחד כותבים לכם את זה מעמוד ההזמנה, ואתם מבצעים החזר חלקי מדויק: כפתור "החזר כספי" על שורת האורח בטאב האורחים (או על ההזמנה במסך ההזמנות) פותח בחירת כמות, Stripe מחזירה בדיוק את סכום הכרטיסים שבחרתם, האורח נשאר מאושר עם הכמות שנותרה, המקומות שהתפנו חוזרים למלאי, וקוד ה-QR של הכרטיסים שבוטלו מפסיק לעבוד בכניסה. כל רוכשי הכרטיסים מקבלים גם קבלה רשמית של Stripe על התשלום, ועל כל החזר, מלא או חלקי, נשלחת אליהם קבלת זיכוי אוטומטית, בכל העולם. חשבונית מס, כשנדרשת, מונפקת בנפרד על ידכם כמוכרים.

ובכניסה לאירוע: סריקה ראשונה של כרטיס מכניסה ורושמת מי סרק ומתי; סריקה חוזרת של אותו כרטיס לעולם לא מכניסה שוב, המסך מציג "כבר נכנסו" עם השעה והעמדה, ורק ביטול מפורש הופך את זה. כרטיס שבוטל והוחזר כספו מסורב בכניסה עם הסבר ברור.

ביטלתם את האירוע? כל הלקוחות מקבלים החזר מלא אוטומטית, לאמצעי התשלום המקורי, וכל האורחים מקבלים הודעה, בלי שתצטרכו לעשות כלום. לפני הביטול מוצגת אזהרה ברורה, ואחריו רואים כמה הזמנות הוחזרו. אירוע שיש בו כרטיסים ששולמו אי אפשר למחוק ישירות: קודם מבטלים (וההחזרים רצים אוטומטית), ואז מוחקים אם רוצים. מי שפשוט לא הגיעו לאירוע אינם זכאים להחזר אוטומטי, אלא אם המדיניות שלכם אומרת אחרת.

ומה עם התשלום אליכם? במסלול התשלומים של MyVisito (מוכרים בישראל) תמורת הכרטיסים משתחררת 3 ימים אחרי שהאירוע הסתיים ויוצאת בהעברה השבועית של יום שני לחשבון הבנק, ואפשר לשחרר מוקדם יותר: אחרי האירוע מופיע בטאב הכספים כפתור אישור קצר שהאירוע התקיים (הצהרה מתועדת), והכסף משתחרר מיד ונכלל בהעברה של יום שני הקרוב. אין צורך באישור שלנו לתשלום רגיל. אם האירוע הסתיים, נמכרו אליו כרטיסים ולא נסרק אף כרטיס בכניסה (זה קורה למי שפשוט לא סורקים בדלת), נבקש מכם את אותו אישור; האישור נרשם והכל ממשיך כרגיל, ורק כשיש בקשות החזר פתוחות מלקוחות ההעברה ממתינה עד לסיום הבירור. עם חשבון Stripe משלכם הכסף נכנס ישירות לחשבונכם לפי לוח הזמנים של Stripe. רשימת האורחים עצמה היא טבלה מלאה: שם, טלפון, אימייל, סטטוס, כמות אורחים, תשלום (הסכום האמיתי מההזמנה), איך נרשמו ומתי; לחיצה על אורח פותחת חלון עם כל מה שמילאו בטופס (תשובות, קישורי רשתות, הערות), כפתורי העתקה וכל הפעולות. מסמנים אורחים בצ׳קבוקס כדי לייצא בדיוק אותם או לשלוח להם עדכון, ומסננים גם לפי "נכנסו", "ביטלו" (קיבלו החזר) ו"נטשו בקופה". הורדת הרשימה: כפתור "ייצוא CSV" אחד פותח חלון שבו בוחרים אילו עמודות להוריד (הכל, שמות בלבד, פרטי קשר, או כל שילוב: טלפון, אימייל, סטטוס, כמות, סוג כרטיס, כמה שולם, איך כל אורח נרשם כולל שם לינק המעקב, תאריך ושעה, מי נכנס בפועל, ועמודה לכל שאלה שהאורחים ענו עליה). הבחירה נזכרת לפעם הבאה, הקובץ נפתח ישירות ב-Excel עם עברית תקינה, והייצוא מכבד את הסינון הפעיל או את הסימון שבחרתם. הסטטוס כבר לא עמודה אחת מבלבלת: הטבלה מפרידה שלוש שאלות לשלוש עמודות - "הרשמה" (נרשמו / מגיעים / קנו כרטיס), "אישור" (מי מהצוות החליט ומתי) ו"כניסה" (מתי נכנסו, בסריקה או ידנית, ועל ידי מי; אחרי האירוע מי שלא הגיעו מסומנים "לא הגיעו"). הייצוא כולל גם "נכנסו על ידי" ו"אופן הכניסה". "הוספת מוזמן" פותחת דיאלוג מלא עם כל שדות ההרשמה (כולל השאלות שלכם) ובחירת מצב סופי: הוזמנו / נרשמו / נכנסו עכשיו / הגיעו בלי הרשמה, ואחרי האירוע גם נכנסו או לא הגיעו - הכל נספר בסטטיסטיקה. האריחים שמעל הטבלה ("נרשמו", שסופר אנשים ולא הרשמות, עם "N הרשמות" מתחתיו רק כשהמספרים שונים; "נכנסו" ברגע שמישהו נכנס, עם ספירת מי שהגיעו בלי הרשמה; "לא הגיעו" אחרי סיום האירוע; ממתינים; ו"נדחו" באדום כשיש) הם גם המסננים: לחיצה מסננת את הרשימה ולחיצה שנייה מחזירה את כולם; "לא ענו", "לא מגיעים" ו"נדחו" מופיעים רק כשיש כאלה. מעל הטבלה: חיפוש, תפריט "סינון" לפי סטטוס, מקור ההגעה, מדינה לפי טלפון וסוג כרטיס, כפתור ראשי אחד, תפריט פעולות וכפתור שפותח את הטבלה במסך מלא; צ'יפים כתומים מופיעים רק למה שאין לו אריח (השלימו פרטים, דיווחו על תשלום, סימנים לבדיקה). כל כותרת עמודה ממיינת. במובייל יש שורת "בחירת הכל" מעל כרטיסי האורחים. ליד טלפון עם קידומת זרה מופיע שם המדינה, וב"מאיפה נרשמו" בכרטיס האורח רואים את המיקום לפי כתובת ה-IP, את הרשת והמכשיר, ואיך הגיעו (גוגל, לינק מעקב או ישירות). כשמשהו לא מסתדר (שעון הדפדפן לא תואם למיקום ה-IP, רשת של שרת או VPN, קידומת טלפון ממדינה אחרת) מופיע סימן כתום עם הסבר; אלה רמזים לבדיקה, לא הוכחה, וכדאי לדבר עם האורח לפני שמחליטים. בעריכת אורח אפשר לתקן גם את פרטי ההרשמה (מגדר, תאריך לידה, תעודת זהות, רשתות, שאלות) ואת המלווים, בלי שזה ייחשב כתשובה של האורח. טאב "נתונים" מציג את שורת "הגיעו בפועל" במשפך, את "נכנסו בסריקה X מתוך Y כרטיסים שנמכרו", ואחרי האירוע בלוק "נוכחות" שלם: נרשמו מול נכנסו, לא הגיעו, מי הגיע בלי הרשמה, אחוז הגעה, ופירוק לפי מקור הגעה, מגדר וגיל (כשהטופס אסף אותם; אחרת נכתב ביושר "לא נאסף").

למי זה זמין

יצירת אירועים פתוחה בכל מסלול, גם בחינם. ההבדל הוא כמה אירועים פעילים רצים במקביל: במסלול חינם אירוע אחד, ב-Starter עד 5, ובמסלולי Premium, Max ו-Teams Max בלי הגבלה. טיוטות אף פעם לא נספרות, והאירוע הבא יעלה לאוויר כשהנוכחי יסתיים או יבוטל. מכירת כרטיסים דרך המערכת נפתחת ב-Starter (אישורי הגעה, הרשמה חינם וכרטיסים בחינם פתוחים בכל מסלול, ובמסלול החינמי אפשר כבר לבנות את הכרטיסים בתשלום בטיוטה; הלחיצה על פרסום פותחת את המעבר ל-Starter): עמלת פלטפורמה של 5% ב-Starter, 0% ב-Premium ו-0% ב-Max, תמיד בתוספת עמלת הסליקה ותמיד בפירוט מלא לפני ההפעלה. כלי ההפקה, סריקת ברקוד בדלת, צוות האירוע והלינקים למעקב, ייצוא רשימת האורחים ונתוני האירוע, פתוחים בכל מסלול, גם בחינמי. תזכורות אוטומטיות והודעות לאורחים נפתחות בכל מסלול בתשלום, מ-Starter ומעלה (המייל שם בלי עלות; תזכורות SMS עולות יחידות SMS מחבילה שנרכשת בתוך המערכת).

שליחה מחדש, בחירת ערוץ וביטול החלטה

שלחתם קישור שלא עבד? רוצים לשלוח שוב כרטיס או תזכורת? מסמנים אורחים ברשימה (או פותחים את תפריט השורה של אורח אחד) ובוחרים מה לשלוח מחדש: הזמנה, כרטיס ואישור הגעה, או תזכורת, גם למי שכבר ענו. בדיאלוג רואים בדיוק איך זה יישלח: אימייל, SMS או שניהם (אפשרות ה-SMS מופיעה כשיש בחשבון חבילת SMS), כמה אנשים כל ערוץ באמת משיג (SMS יוצא רק למי שהזין את הטלפון בעצמו), ואפשר לצרף הערה קצרה, למשל "הקישור הקודם לא עבד, הנה קישור חדש", שמופיעה בראש האימייל ובסוף ה-SMS.

אישרתם או דחיתם מישהו בטעות? בתפריט השורה יש "ביטול ההחלטה" עם שתי דרכים: ביטול עם בקשת השלמה (מומלץ), שבו האורח מקבל הודעה מכובדת "כדי להשלים את האישור נצטרך עוד פרט" (נוסח מוכן שאפשר לערוך) וההרשמה ממתינה עד שישלים, או ביטול שקט, שבו האורח חוזר לממתינים בלי שום הודעה ומחליטים שוב כשנוח. כשמחליטים מחדש נשלחת ההודעה הנכונה (אישור, או דחייה עם סיבה). אורח ששילם שומר על הכרטיס שלו, אבל בדלת הוא לא ייכנס כל עוד הוא ממתין (הסורקת רואה סירוב ברור עם הסיבה), והעמוד האישי שלו מסתיר את הברקוד ומציג במקומו את הסטטוס ואת הבקשה להשלמה; אישור מחדש שולח שוב את אותו כרטיס בדיוק. בהיסטוריית האורח רואים מי שלח מחדש ומי ביטל החלטה.