Мероприятия: бронирование столов, дополнения и запросы

Иногда гостю нужно больше, чем вход: стол на 8 человек на определённое время, VIP-пакет, парковка, выбор блюда, место в трансфере или на мастер-классе. В редакторе мероприятия для этого есть своя вкладка, «Бронирование и дополнения» (сразу после «Билеты и оплата»), и она работает для любого типа мероприятия, в том числе частного.

Добавляем позицию

Нажмите «Новая позиция» (или один из быстрых стартов: VIP-стол, парковка, выбор блюда, трансфер, мастер-класс). Форма состоит из пяти частей, и каждый быстрый старт (VIP-стол, стол на день рождения, барный пакет, бутылка, ужин, парковка, трансфер, мастер-класс...) заполняет её заранее: название, описание, условия, примечание к цене, кто проходит и что заполняет гость. Обычно остаётся только проверить и сохранить.

1. Что вы предлагаете: название, до 6 изображений (загрузка нескольких файлов сразу, перетаскивание в поле, вставка или наша галерея; первое показывается рядом с позицией, остальные в небольшой ленте в приглашении), значок рядом с позицией и короткое описание. Под описанием есть готовые шаблоны в одно касание по типу позиции и кнопка AI, которая пишет или улучшает текст по фактам позиции.
2. Как заказывают: WhatsApp, запрос на подтверждение или заказ с оплатой (подробнее ниже). Для позиции «Запрос» вы также выбираете, что происходит после отправки: «Решаете вы» (подтвердить, отклонить или отправить предложение с условиями) или «Гость связывается с вами»: данные сохраняются у вас как обычный запрос, а гость сразу видит «Данные переданы организаторам» с кнопками WhatsApp и звонка (номер позиции или контактный телефон мероприятия). Удобно, когда столы вы закрываете в разговоре и не хотите отправлять предложение на каждый запрос. Быстрое подтверждение: нажатие «Подтвердить» на запросе открывает три варианта: подтверждено, подтверждено до времени (стол держится до выбранного времени и освобождается после допустимого опоздания) или подтверждено с условиями (время, текст условий и к кому обращаться для отмены). Гостю ничего не нужно подтверждать: бронь подтверждается сразу, и гость получает письмо с QR-кодом на вход, названием стола и условиями в утверждённом виде (а также сообщение). Депозит или оплата идут через предложение. Рядом с телефоном каждого заказчика есть кнопка WhatsApp, которая открывается с готовым текстом на языке гостя: приветствие, мероприятие, запрос, люди, время и всё, что он заполнил.
3. Цена, количество и сроки: цена (за позицию или за человека, с примечанием вроде «Предоплата, остаток на месте»), количество (например, 8 столов; пусто = без ограничения), максимум в одном запросе, время на выбор (выбор времени: добавьте одно время или «Заполните» весь вечер с 20:00 до 23:00 каждый час), «Заказ доступен до» (после этого момента позиция показывается как закрытая) и «Включает вход на мероприятие» (тот, кто бронирует стол, регистрируется на мероприятие со всеми указанными людьми). Для стола и места это включено заранее. На входе: один QR у бронирующего, и весь стол проходит вместе по одному сканированию, без билета на каждого.
4. Что заполняет гость: имя и телефон или эл. почта спрашиваются всегда, чтобы вы знали, на чьё имя заказ. Дальше включаете нужное: сколько человек, имена гостей за столом (только имя или имя + телефон + возраст; список для вас и для входа, а не второй билет), пол, подтверждение минимального возраста (гость отмечает «Мне 18 или больше» или любой возраст, который вы зададите), «Возраст каждого гостя» (заказчик указывает реальный возраст, а также возраст каждого имени в списке, без обязательного телефона), «Желаемое время» (свободный ввод, когда нет списка слотов; со списком выбор идёт из него), свободный комментарий и до 6 своих вопросов, текст или выбор из списка. Под вопросами есть примеры в одно касание, подобранные под позицию: номер автомобиля для парковки, аллергии и предпочтения в еде, расположение стола, точка посадки для трансфера.

В списке позиций можно менять порядок (это порядок, который видит гость) и дублировать существующую позицию вместо того, чтобы начинать с нуля.

Три способа оформления

У каждой позиции одна дверь:

• WhatsApp: гость нажимает, и открывается чат с вами с готовым сообщением. Без форм.
• Запрос: гость заполняет данные, запрос приходит вам, и вы подтверждаете или отклоняете (отказ всегда с причиной, которую получает гость). Если у позиции есть цена, после подтверждения гость получает ссылку на оплату. Выключите подтверждение, и запрос подтверждается сам (удобно для выбора блюда).
• Заказ и оплата: гость платит сразу на защищённой странице оплаты мероприятия (через MyVisito). Частное мероприятие никогда не принимает деньги через MyVisito.

Предложение, депозит и условия (бронь столов 2.0)

Запрос стола это не только «подтвердить» или «отклонить». У каждой позиции могут быть условия в форме позиции (раздел «Условия и депозит»): депозит, минимальный заказ, «бронь до» (с льготным временем) и короткий текст условий, как договор (есть готовые шаблоны по типу позиции: стол в клубе, VIP-ложа, невозвратный депозит, бутылка, трансфер, и помощь AI с формулировкой). Гости видят их под ценой ещё до запроса.

Когда приходит запрос, нажмите Отправить предложение (в карточке запроса, в таблице запросов или на экране подтверждений). Предложение открывается заполненным из условий позиции: цена за всю бронь, депозит (0 = только принятие условий), минимум, время, «бронь до», условия, какие данные гость заполнит перед подтверждением (документ, дата рождения, Instagram...), личное сообщение и срок (по умолчанию 48 часов, не позже начала мероприятия). Строка предпросмотра внизу это ровно то, что прочитает гость.

Гость получает предложение по email и SMS со ссылкой на экран подтверждения в приглашении: условия, недостающие данные, галочка «Я прочитал(а) и принимаю», затем оплата депозита способом оплаты мероприятия. Подтверждение сохраняется с отметкой времени и адресом, как договор. Как только бронь подтверждена, регистрация на мероприятие обновляется сама (человек = мест за столом), а обычный билет гостя (тот же QR) показывает стол, оплаченный депозит, остаток к оплате на месте, минимум и время. На входе это тоже видно.

Система следит за временем: напоминание за два часа до «бронь до», неоплаченный стол освобождается сам после льготного времени, оплаченный помечается «опаздывает» и ждёт вашего решения (снять одним нажатием). Предложение без ответа истекает в назначенный срок. Можно также отметить оплату, полученную вне платформы (наличные или перевод), добавить запрос вручную для того, кто попросил по телефону или в WhatsApp: та же форма, что у позиции, выберите, что запрашивают (или создайте новую позицию прямо оттуда), для кого (гость из списка или новый человек), детали и что уже согласовано: была ли оплата (депозит или полностью, наличными или переводом) и подтвердить ли сейчас, оставить в ожидании или отправить предложение. Оплаченный запрос сразу записывается как подтверждённый, и гость получает подтверждение.

Экспорт броней для персонала

Тот, кто занимается столами за кулисами, не всегда заходит в систему. Во вкладке запросов есть кнопка Экспорт (если отмечены строки, «Экспорт выбранных»): выберите столбцы готовым набором («Для персонала на месте»: имя, число гостей, имена, что заказано, время, телефон и заметка; «Контактные данные»; «Всё», включая ответы на вопросы позиции, депозит, статус и к кому обращаться для отмены), посмотрите, как будет выглядеть сообщение, а затем нажмите Копировать, Скачать CSV или Отправить в WhatsApp (откроется WhatsApp с готовым списком, останется выбрать группу персонала). В карточке отдельного запроса есть «Копировать для персонала» для одной строки. Экспорт входит в инструменты организатора и открыт на любом тарифе, включая бесплатный.

Где видны запросы

Каждый запрос появляется в четырёх местах: во «Входящих» с данными человека (оттуда можно ответить), рядом с гостем в списке гостей (столбец «Заказы» и фильтр «Ожидающие запросы»), в таблице запросов на самой вкладке и на экране подтверждений в телефоне. Вы получаете уведомление и письмо согласно настройкам оповещений о подтверждениях, а начиная с тарифа Starter (или при купленном пакете SMS) ещё и SMS. Гость получает письмо (и SMS, если оставил телефон) о каждом изменении на языке мероприятия и видит статус на своей личной странице: ожидает, подтверждено, к оплате, отклонено, оплачено. На входе при регистрации рядом с именем видно, что он заказал.

Количество

Количество считается в реальном времени: ожидающий запрос удерживает свой стол, поэтому два гостя никогда не получат последний. Отмена, отказ или «выполнено» освобождают его. Незавершённая оплата освобождает место через полчаса.

Деньги

Оплата дополнения, обычный заказ в системе: чек покупателю, возвраты (отклонение оплаченного запроса сначала возвращает деньги полностью), портал покупателя и та же комиссия, что у билетов мероприятия.